Optimale informatie voor toezichthouders: de juiste vraag is de basis

Doorvragen en de juiste vragen stellen lijkt eenvoudig, maar blijkt in de praktijk van het toezicht houden minder simpel dan je zou denken. Valkuilen, blinde vlekken en je eigen communicatiestijl spelen o.a. een rol. We laten je in dit artikel zien waar toezichthouders tegenaan lopen, wat er lastig is en we geven je tips voor het stellen van kritische en constructieve vragen. Want: iedere toezichthouder kan dit leren!

Zonder oordeel

Een essentieel kenmerk van een goede vraag is dat er geen oordeel in zit. Wanneer jij als toezichthouder twijfels hebt bij de kans van slagen van een bepaald voorstel of aanpak, is het belangrijk om met de juiste manier van vragen inzicht te krijgen in de achtergrond daarvan. In een vraag hoort niet jouw eigen mening verpakt te zijn. Dat lijkt een open deur, maar het is goed om er alert op te zijn om te voorkomen dat het onbewust toch gebeurt.

Ook moet je bij het stellen van je vragen oppassen dat je niet op de stoel van de bestuurder gaat zitten en zegt wat in jouw ogen de beste oplossing is. Ook al gebeurt het vanuit de ervaring dat een bepaalde aanpak niet goed zal werken, de uitwerking is contraproductief. Het doel van je vragen is het voeren van een inhoudelijke discussie.

Doorvragen is een kunst

Iedereen die wel eens heeft gehoord van de ‘vijf keer waarom methode’ om de oorzaak van een probleem te achterhalen, weet dat je dit niet in iedere context toe kunt passen. Productieprocessen zijn iets anders dan boardroom dynamics. Herhalen van de waaromvraag komt al snel drammerig over. Bovendien zit er vaak een verwijt in besloten en dat is nooit een prettige basis voor een goed gesprek. Hoe het anders kan, vind je bijvoorbeeld in het artikel ‘Hoe het stellen van de juiste vraag het toezicht van de RvT krachtiger maakt’, een praktijkcasus met voorbeeldvragen.

Waarderende vragen in plaats van controlevragen

Het belang van doorvragen en de juiste vragen stellen is in het nieuwe toezicht alleen maar groter geworden. Toezicht nieuwe stijl gaat gepaard met meer interactie tussen bestuurder en toezichthouder, in de vorm van samenwerking, reflectie en het fungeren als sparringpartner voor elkaar. Ook is de adviserende taak van de toezichthouder groter geworden (en de controlerende taak kleiner). Daarmee verandert ook de aard van de vragen. ‘Controlevragen’ maken plaats voor ‘waarderende’ vragen en dat maakt een andere insteek noodzakelijk.

Toezichthouders willen graag leren

Dat doorvragen lastig is voor toezichthouders merk ik niet alleen in de praktijk, ook onderzoek* bevestigt het. Toezichthouders gaven aan dat ze kritisch doorvragen als zeer gewenste competentie beschouwen binnen het profiel van de toezichthouder. Het belang dat ze eraan hechten neemt de laatste jaren bovendien sterk toe. Ook vinden ze dat hun kwaliteiten op dit gebied tekortschieten. Ze geven aan, dat aan het verbeteren van kritisch doorvragen beslist gewerkt moet worden.

Analyseer je onderbuikgevoel

Een goede vraag is er niet zomaar ineens. Er gaat iets aan vooraf. Ook is niet een eindpunt. Je moet niet alleen je ideeën en doelen goed kunnen formuleren, maar ook onderscheid kunnen maken tussen gedachten en gevoelens. Als je een ‘onderbuikgevoel’ hebt, waar gaat dat dan over? Heeft het echt te maken met argumenten of gaat het over jezelf? Kritisch naar jezelf kijken is dus ook een vereiste, net als luisteren zonder oordeel. Je laat ermee zien dat je je weet te verplaatsen in de ander.

Praktische verdiepingsmodule

Deelnemers aan onze verdiepingsmodule ‘De juiste vragen stellen; het lijkt zo simpel’, geven terug dat het een module is die hen uitstekend ondersteunt in het proces van kritisch en constructief doorvragen (zie bijvoorbeeld het artikel ‘De impact van vragen stellen’, een interview met commissaris Melanda Bouw). Met de module spelen we in op de behoefte die er leeft bij toezichthouders. Net als onze overige opleidingen is de module een mix van theorie, praktijk(dilemma’s) oefenen en interactie. Als deelnemer bepaal je vooraf je eigen communicatiestijl. Dat inzicht is de basis om goed aan het werk te gaan. Je oefent uiteraard volop met vragen stellen in verschillende situaties.

Wil jij je skills op het gebied van vragen stellen verbeteren? Bekijk de verdiepingsmodule ‘De juiste vragen stellen; het lijkt zo simpel’. Meteen inschrijven doe je hier.

Heb je vragen, stel ze gerust en neem contact op
met Caroline Wijntjes.

*GrantThornton – Beeld directie over commissarissen: prikkel voor zelfkritisch vermogen RvC. Commissarissen benchmarkonderzoek 2016-2017 – Deel II