Melanda Bouw is commissaris bij diervoederbedrijf AgruniekRijnvallei. Ze is iemand die in vergaderingen met de bestuurder ook altijd graag de dingen wil weten die níet in de rapporten staan. Ze merkte dat ze daarbij behoefte had aan handvatten om de juiste vragen op de juiste manier te stellen. Melanda: ‘Ik had manieren nodig om te kunnen vragen wat ik belangrijk vind. Ik heb gemerkt dat je dat niet altijd rechtstreeks kunt doen.
Het gaat soms om gevoelige onderwerpen die je op een andere manier aan moet snijden, want je wilt uiteraard niet dat degene aan de andere kant van de tafel zich in het nauw gedreven voelt. Je wilt juist in alle openheid en vanuit oprechte interesse weten wat goed gaat, wat aandacht nodig heeft, waarom dingen lopen zoals ze lopen. Allemaal in het verlengde van het welzijn van het bedrijf.’ Op zoek naar een training kwam ze via een collega-commissaris terecht bij de verdiepingsmodule ‘De juiste vragen stellen: het lijkt zo simpel’ van De Erkende Toezichthouder. De titel sprak haar aan en de inhoud paste precies bij haar leerdoel.
Handvatten en méér
In de module kreeg Melanda inderdaad de handvatten die haar hielpen aan de weet te komen wat ze wilde weten. De kennis die ze opdeed was echter breder. Melanda: ‘Ik leerde ook hoe je samen tot bepaalde inzichten kunt komen. Ieder kijkt op z’n eigen manier naar de organisatie. Vergelijk het met een puzzel. Als je samen een puzzel legt, zie je veel meer dan wat je alleen ziet. Wij deden dat in de les ook letterlijk: ieder kreeg een stukje van een foto en individueel had je geen idee wat het geheel zou moeten voorstellen.
Alleen door met elkaar te communiceren kwam je te weten wat ieder individueel had gezien. Daardoor konden we verbanden leggen en door die verbanden konden we samen het vermoedelijke totaalplaatje invullen. Iedere afzonderlijke waarheid wordt dan een gezamenlijke waarheid die veel breder is. Dat is me echt bijgebleven. Het was voor mij een eye-opener, omdat het zo duidelijk de meerwaarde liet zien van het functioneren als een team. Ieders invalshoek en interpretatie is waardevol en de verbanden die je daardoor legt zijn voor het grote geheel erg belangrijk.’
Communicatiestijlen
Wie je bent en hoe je in elkaar steekt, bepaalt je communicatiestijl en je manier van vragen stellen. In de module ontdek je wat jouw stijl is, wat daarbij hoort en wat de kenmerken zijn van de andere stijlen. Als huiswerk kregen de deelnemers de opdracht om te kijken of ze de verschillende communicatiestijlen in hun eigen RvC of RvT konden herkennen. Melanda legde dat uit aan haar collega-commissarissen: ‘Ik vertelde wat mij gevraagd was om op te letten. Niet als controle, maar met als uitgangspunt: hoe kunnen wij met z’n allen proberen zo goed mogelijk de juiste vragen te stellen, waarbij we rekening houden met elkaars communicatiestijlen en waarbij we altijd het belang van het bedrijf voor ogen houden. Dat vonden ze een goed idee en zo ging mijn training ook voor hen meer leven.’
Op herhaling
Door een gelukkig toeval werd het effect van de module nog verder uitgebreid naar de rest van de RvC. Melanda vertelt: ‘In het programma van onze jaarlijkse strategiedag zat ook een onderdeel over communicatiestijlen. In vogelvlucht kwam daar van alles voorbij wat wij in de training ook hadden behandeld. We deden we een oefening met z’n allen waar heel duidelijk uitkwam wat ik al had gezien over onze teamsamenstelling en communicatiestijlen. Voor andere leden van de RvC was het toen ook duidelijker waar ik mee bezig was geweest in de training en ook zij zagen de meerwaarde ervan in de communicatie onderling en met de bestuurder.’
Winst
Gevraagd naar het effect van de training en het toevallige vervolg erop, antwoordt Melanda: ‘Als ik kijk naar het team, constateer ik dat we elkaars kwaliteiten beter zien, en daardoor zijn we daar ook meer gebruik van gaan maken. Ook merk ik dat het makkelijker is geworden bepaalde vragen wél te stellen. Daarnaast zijn we opener naar elkaar geworden en ook dat is winst. Het effect strekt zich zelfs nog wat verder uit.
We kijken ook kritisch naar onze eigen samenstelling. We hadden wat veel mensen met dezelfde communicatiestijl, dat is historisch zo gegroeid. Als er nu leden vertrekken, letten we daar meer op bij de nieuwe leden. Hetzelfde geldt voor de bemensing van commissies: we kijken meer naar de kwaliteiten die nodig zijn. Een andere invalshoek is ook waardevol. Voor mezelf springen er twee dingen uit: het delen van mijn eigen ervaring met de rest van het team en de praktische handvatten. Ik heb standaard een paar bladen van het lesmateriaal in mijn vergadermap zitten. Het kan heel handig zijn om even wat van die ‘openbrekers’ in je achterhoofd te hebben als de je vergadering ingaat.’
Lees meer over de verdiepingsmodule ‘De juiste vragen stellen; het lijkt zo simpel’.
Kijk voor data (en locaties) op ons lesrooster.
Heb je vragen, stel ze gerust en neem contact op met Caroline Wijntjes.
Tip: de verdiepingsmodule ‘De juiste vragen stellen; het lijkt zo simpel’ is ook te volgen als in company training voor de RvT/RvC als geheel.
* Melanda Bouw, commissaris bij AgruniekRijnvallei