Hoe stel je als toezichthouder vragen die de ander in een gesprek écht verder helpen? Die vraag houdt Marije Boonstra (55) bezig. Ze is inmiddels ruim een jaar toezichthouder in het onderwijs. Om haar vaardigheden verder te ontwikkelen, schreef ze zich in voor de verdiepingsmodule De juiste vragen stellen; het lijkt zo simpel! van De Erkende Toezichthouder. “Ik kan wel roepen dat ik vind dat iets anders moet. Maar het is veel sterker als ik de ander met de juiste vragen zelf tot dat inzicht laat komen.”
Marije is iemand die snel ziet waar ruimte ligt voor verbetering. Dat komt goed van pas in haar dagelijkse werk als manager Beleid en Kwaliteit bij een organisatie die onderwijs en zorg biedt aan kinderen met taalontwikkelingsstoornissen en gehoorbeperkingen. Ze houdt zich bezig met de kwaliteit van het aanbod en hoe dat steeds beter kan. Maar sinds een jaar bekijkt ze organisaties ook vanuit een andere positie: als lid van de Raad van Toezicht van een middelbare school.
Van binnen en van buiten
“Het toezichthouderschap stond al een tijdje op mijn verlanglijstje”, vertelt Marije. “In mijn werk kijk ik van binnenuit naar de kwaliteit van een organisatie. Het leek me interessant om dat ook van buitenaf te doen, als toezichthouder. Ik verwachtte dat die twee rollen elkaar konden versterken, dat blijkt ook echt zo te zijn. Door mijn werk als toezichthouder, kijk ik anders naar mijn functie van kwaliteitsmanager. En vice versa.”
Marije koos bewust voor een toezichthoudende functie binnen haar eigen sector. “Ik wilde ermee beginnen in een wereld die ik ken en waar ik verstand van heb.” Dat werd letterlijk dicht bij huis: ze trad toe tot de Raad van Toezicht van de middelbare school van haar dochter. Het bewaken van die verschillende rollen vraagt om bewustzijn. Want waar Marije als manager gewend is om verbeteringen te signaleren en daarop te sturen, ligt haar verantwoordelijkheid als toezichthouder ergens anders.
Niet meteen met een oplossing komen
“Ik vind vaak snel ergens iets van”, vertelt Marije lachend. “Dat hoort ook bij mijn dagelijkse werk. Ik zie wat er beter kan en heb vaak al een idee hoe. Maar in een Raad van Toezicht is het niet mijn rol om te vertellen hoe het moet. Ik wil juist het denkproces bij de bestuurder op gang brengen.” Daar komt de kunst van het vragen stellen om de hoek kijken als toezichthouder. “Ik kan natuurlijk zeggen: volgens mij moet dit anders. Maar het is veel sterker als ik door de juiste vragen te stellen de ander zélf tot die conclusie laat komen.”
Die manier van werken is Marije niet helemaal vreemd. In haar dagelijkse functie geeft ze leiding aan dertien medewerkers. Ook daar probeert ze mensen door vragen te stellen zelf tot nieuwe inzichten te laten komen. “Ik ben veel bezig met coachend leidinggeven. Toch zijn de vragen die je als leidinggevende stelt anders dan de vragen die je als toezichthouder nodig hebt.” Na het volgen van een basisopleiding tot toezichthouder wilde Marije zich daarom verder ontwikkelen op dit vlak. Toen ze op LinkedIn de verdiepingsmodule De juiste vragen stellen voorbij zag komen, was haar interesse meteen gewekt.
Blijven hangen in feiten
Wat Marije vooral wil leren? Vragen stellen die verder gaan dan het verzamelen van informatie. “Ik merk dat we binnen onze RvT sterk geneigd zijn om feitelijke vragen te stellen. Dat is ook logisch. Je hebt informatie nodig om te begrijpen wat er speelt in een organisatie en een goed oordeel te kunnen vormen. Maar soms blijven we daarin hangen.” Terwijl juist andere vragen een gesprek een verrassende wending kunnen geven. “Je kunt bijvoorbeeld ook vragen: wat zou er gebeuren als we dit níét zouden doen? Dat soort vragen kwam ik tegen in de online lessen. Toen dacht ik meteen: die moet ik opschrijven!”
Volgens Marije zit de kracht in het bewust kiezen van het soort vraag dat je stelt. “In een crisissituatie heb je soms vooral feiten nodig. Maar wanneer je met elkaar terugkijkt of vooruitdenkt, kunnen andere vragen veel meer opleveren. Die zetten mensen aan het denken en brengen het gesprek verder.”
Rake vragen
Hoewel de gezamenlijke bijeenkomst van de verdiepingsmodule nog moet beginnen, heeft Marije de online voorbereiding inmiddels afgerond. De eerste lessen, over gespreks- en communicatiestijlen, bevatten voor Marije herkenbare stof. “Daar had ik vanuit mijn werk al het nodige mee gedaan. Vooral het onderdeel over rake vragen vond ik erg leuk. Je ontdekt welke verschillende soorten vragen er zijn, en wat je daarmee kunt bereiken.”
De lessen brachten haar ook meteen aan het denken over haar eigen Raad van Toezicht. “Ik ben gaan kijken naar de verschillende communicatiestijlen binnen onze RvT. Hoe zijn die verdeeld? Vullen we elkaar aan? Hebben we mensen die vooral controlerende vragen stellen, of juist mensen die veel analyseren? En wat gebeurt er als iedereen voortdurend op zoek is naar feiten?” Het zijn vragen waar ze eerder niet zo bewust bij stilstond. “Dat vond ik heel interessant om eens op die manier te kijken.”
Meer gereedschap in de koffer
Naast het leren stellen van andere soorten vragen, heeft Marije nog een belangrijk leerdoel: wendbaarder worden in gesprekken. “Soms merk je dat een bestuurder niet direct geneigd is om antwoord te geven op een vraag. Dan kun je diezelfde vraag nog tien keer stellen, maar daarmee kom je niet per se verder. Ik hoop dat ik straks meer alternatieven in mijn gereedschapskoffertje heb. Dat ik op een andere manier kan doorvragen, toch de informatie boven tafel krijg of het gesprek een andere richting kan geven.”
Ze kijkt dan ook uit naar de gezamenlijke bijeenkomst van de module. Vooral het oefenen met andere deelnemers lijkt haar leerzaam. “Op papier klinkt het allemaal heel logisch. Soms zelfs bekend. Maar op het moment dat je het echt moet doen, merk je pas hoe lastig het kan zijn om de juiste vragen op tafel te leggen. Van die praktijkervaringen leer je uiteindelijk het meeste, is mijn ervaring.”
Voor Marije is de verdiepingsmodule dan ook een bewuste investering in haar ontwikkeling als toezichthouder. Want hoewel ze inmiddels goed haar weg weet te vinden binnen de RvT, valt er volgens haar nog genoeg te leren. “Ik wil vooral bewuster worden van de vragen die ik stel. Niet automatisch terugvallen op wat ik gewend ben, maar kunnen kiezen welke vraag op dat moment het meeste oplevert.”
Wil jij ook leren de juiste vragen te stellen?
Een goede vraag kan het verschil maken tussen een gesprek dat blijft hangen en een gesprek dat nieuwe inzichten oplevert. In de verdiepingsmodule De juiste vragen stellen; het lijkt zo simpel! ontdek je hoe je met de juiste vragen meer diepgang brengt in gesprekken en je rol als toezichthouder versterkt. Wil je meer informatie of heb je vragen over deze verdiepingsmodule, neem dan contact op met Caroline Wijntjes.