Hoe het stellen van de juiste vragen het toezicht van de RvT krachtiger maakt

Lid RvT: “Ik zou graag mee willen naar het gesprek met de provincie, dan kan ik me beter een beeld vormen van de situatie.”
Voorzitter RvT: “Dat lijkt me niet nodig.”
Lid RvT: “Wat is de reden dat je er zo over denkt?”
Voorzitter RvT: “Het lijkt me gewoon niet nodig, de afvaardiging die we nu hebben is prima.”

Dit is een stukje uit een dialoog die zich afspeelt in de RvT van een organisatie in de cultuursector. De organisatie is terechtgekomen in een stevige discussie met de provincie, die een belangrijke subsidieverstrekker is van deze organisatie. Er is van alles aan de hand en daarom komt er een gesprek. Een van de RvT-leden wil graag een bijdrage leveren aan de oplossing van de situatie en wil daarom graag bij het gesprek zijn. Hij wordt echter afgewimpeld door de voorzitter.

Praktijkcasus

Het betreffende lid van de RvT bracht deze praktijkcasus in tijdens de verdiepingsmodule ‘De juiste vragen stellen; het lijkt zo simpel’. Het uitwerken van praktijkcasussen is, naast een theoretisch fundament, een belangrijk onderdeel van de lesstof. Iedere deelnemer brengt zijn eigen casus in en gezamenlijk gaan we daarmee aan de slag. Om te laten zien hoe dit in zijn werk gaat en wat het oplevert voor je toezicht, behandelen we deze casus op hoofdlijnen. Het laat je zien dat je als RvT krachtiger bent in je toezicht als je wendbaar kunt zijn in je manier van communiceren. 

Communicatiestijlen

Om de juiste vragen te kunnen stellen moet je eerst weten welke communicatiestijl jij van nature hanteert. In de module gebruiken we daarvoor het model van Merril en Reid. Dit model is bedoeld om spanning in een relatie te verminderen, het onderling begrip en respect te vergroten en de samenwerking en resultaten te verbeteren.

In het model worden vier communicatiestijlen onderscheiden:

  • beschouwend (analytical)
  • directief (driver)
  • coöperatief (amiable)
  • expressief (expressive)
communicatiestijlen

Uitwerking van het social style model van Merril en Reid

Iedere stijl heeft zijn eigen kenmerken en verschilt o.a van de andere drie in de mate waarin iemand zich inhoudt of uit (reserved/out going) en in de mate waarin iemand anderen de ruimte geeft (ask/tell). Het is dus ook van belang dat je de communicatiestijl kent van je gesprekspartner(s) én weet hoe je een reactie op jouw vraag herkent en interpreteert.

Terug naar de casus*

De toezichthouder in de casus heeft twee uitdagingen:

  • de juiste vragen stellen aan de voorzitter, om erachter te komen waarom deze niet wil dat hij meegaat naar het gesprek met de provincie;
  • en als dat gelukt is: de juiste vragen stellen in het gesprek met de provincie, om te achterhalen wat het pijnpunt is dat tot dusver niet boven tafel is gekomen.

In deze situatie heeft de toezichthouder een expressieve stijl en de voorzitter van de RvT een directieve. Beiden pakken ze de ruimte in hun communicatie en daarom is het van belang dat de toezichthouder in zijn vragen juist ruimte gééft, om het gewenste resultaat te bereiken. Als beide gesprekspartners namelijk allebei volharden in hun eigen stijl, dreigt er een machtsstrijd en daar is niemand bij gebaat. In de les oefenen we met het soort vragen dat nodig is in de praktijksituaties die de deelnemende toezichthouders inbrengen en benoemen we ook de valkuilen van de vier stijlen.

In dit geval gaat de toezichthouder op zoek naar het punt waarop de situatie vastloopt en probeert een gezamenlijke beeldvorming te creëren. Dat doet hij zowel bij de voorzitter als bij de provincie. In de antwoorden van de voorzitter herkent hij uitingen die duiden op een gevoelsprobleem bij de provincie. Er blijkt sprake van oud zeer dat in de weg zit. Nu dit duidelijk is, kan de toezichthouder ook aan de voorzitter uitleggen dat dit feit een extra motivatie is om bij het gesprek aanwezig te zijn. Met zijn expressieve communicatiestijl en aandacht voor de menselijke aspecten, beschikt hij juist over de expertise om dit oud zeer te benoemen, er begrip voor te tonen en vervolgens de brug te slaan naar het probleem dat er op dit moment speelt.     

Voorbeeldvragen/-inbreng in deze situatie

  • (aan voorzitter) Waar lopen we vast? Wat is de reden dat ik niet mee kan naar het gesprek? Wat zegt de provincie daar zelf over?
  • (aan provincie) Ik kan me voorstellen dat dit voor jullie een heel lastige situatie was. Hoe was dat voor jullie?
  • (aan provincie) Fijn dat we het hier samen nog even over kunnen hebben en dat de kou nu uit de lucht is. Het is vervelend als het op de achtergrond nog een rol zou spelen in het onderwerp waarvoor we vandaag bij elkaar zijn.

Essentieel voor je toezicht: wendbaarheid in communicatiestijlen

Weten wat je eigen communicatiestijl is, die van anderen herkennen, weten wat de ander nodig heeft en kunnen schakelen van stijl, zijn vaardigheden die voor toezichthouders van groot belang zijn. Niet alleen individueel, maar ook voor de RvT als team. Zorg dus voor diversiteit. Elkaars communicatiestijlen kennen maakt het mogelijk die bewust in te zetten. Dat maakt je potentieel als RvT een stuk groter, waardoor je toezicht aan waarde wint!

Meer weten over over de verdiepingsmodule ‘De juiste vragen stellen; het lijkt zo simpel’?
Je kunt de module op locatie volgen en ook als in-company training. Informeer bij founder Caroline Wijntjes naar de mogelijkheden. Meteen inschrijven is ook mogelijk en doe je hier.

*We beperken ons in dit artikel tot de hoofdlijnen van de casus. In werkelijkheid is de situatie complexer en zijn er meer tussenstappen.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *