Hoe houd jij als toezichthouder in crisistijd voeling met de medezeggenschap?

Contact met de medezeggenschap maakt deel uit van de taken van de toezichthouder. Dat is logisch en staat ook in de governance code. Wij zien dat dit in de praktijk nogal eens statisch wordt ingevuld: in de vorm van dat je verantwoording aflegt en/of het bieden van jouw luisterend oor. Dat is echter een minimale uitwerking, en we associëren die vooral met klassiek toezicht. Hoe het beter in deze dynamische tijd past, bespreken we in dit artikel. We leggen daarbij de focus op cliëntenraden, in verband met de huidige omstandigheden rond corona die de zorg zo diep in het hart raken, maar je kunt het net zo goed doortrekken naar andere sectoren.

Verbinding

verbindingDe relatie met je cliëntenraad zou verder moeten gaan dan ‘contact houden’. Het doel zou verbinding moeten zijn en dat gaat een stap dieper dan contact. In onze begeleidingstrajecten van RvT’s komt deze relatie vaak aan de orde.
Het gaat er om wat nodig is om een goede relatie tussen beide partijen te ontwikkelen.  Toezichthouders begrijpen dat en stellen voor meer de dialoog aan te gaan met de cliëntenraad. Inderdaad is dat wederzijdse verkeer een vereiste voor goed toezicht, maar voor de huidige dynamische tijd met alle veranderingen is meer nodig. Goed in verbinding zijn vraagt om veel meer dan contact en dialoog, namelijk samenwerking.

Weten wat er écht speelt

Ik las een artikel waarin een burgemeester vertelt hoe ze omgaat met de maatschappelijke onrust in haar gemeente rond de jaarwisseling. Die was er namelijk niet. Zij legt uit dat in verbinding blijven met de bewoners en benoemen wat er wél kan binnen de regels, daarbij helpt. Hierin ligt een parallel met de behoeften van cliënten (in de zorg of in andere sectoren). Goed toezicht stelt de cliënt centraal en daarvoor is het nodig diens behoeften te kennen.

In deze gemeente benadert men de burgers rechtstreeks en vraagt wat zij zouden willen. Zo is er contact met tal van geledingen van de bevolking, organiseert de gemeente bijvoorbeeld digitale bijeenkomsten met sportclubs en vroeg men in aanloop naar de jaarwisseling de jongeren naar ideeën voor activiteiten die pasten binnen de regels. Haar tip: ‘Houd contact met alle inwoners en gebruik alle mogelijke communicatiemiddelen om te weten wat er speelt in de gemeenschap’.

Extra paar ogen

de juiste vragen stellenOm te weten wat er écht speelt bij cliënten, is het nodig dat de relatie tussen toezicht en medezeggenschap verder gaat dan alleen het verplichte contact. Er is een meer diepgaande manier nodig om met elkaar te kijken naar de rol van de cliëntenraad in het toezicht. Dat vraagt om een gesprek over rollen, taken en agendapunten. Met bijvoorbeeld de vraag: waar vinden jullie dat wij als toezichthouders een extra paar ogen op gericht zouden moeten hebben? Het uitgangspunt voor zo’n gesprek is altijd: hoe kunnen we er samen voor zorgen dat we goed toezicht uitoefenen. Voor veel RvT’s is dat een forse stap. Begrijpelijk, want eigenlijk is er sprake van een veranderingstraject in de relatie en dat vraagt de nodige inzet en tijd.

Beren op de weg

Tijdens begeleidingstrajecten vertellen RvT’s over de problemen waar zij zich voor gesteld zien in de samenwerking met een cliëntenraad. Het verschil in denkniveau kan soms groot zijn. De RvT merkt bijvoorbeeld dat de belangrijkste gespreksonderwerpen van de cliëntenraad niet het primaire proces van de organisatie betreffen, maar bij wijze van spreken de kwaliteit van de koffie.

Ook al is dit aan de hand, dan nog is het de taak van de RvT om in de gesprekken met de cliëntenraad de rode draad boven tafel te krijgen. Want stel dat die koffie een terugkerend onderwerp is, dan is het een signaal dat de organisatie niet oppakt wat er nodig is. En als de RvT dat opmerkt, zal dat ook voor de bestuurder gelden. Te weinig tegenkracht van een cliëntenraad kan goed toezicht in de weg staan, omdat de verbinding met de cliënten in de knel komt. Gerichte scholing kan dan een oplossing zijn.

Specifieke vragen

vragen stellenEen ander probleem waar de RvT tegenaan kan lopen is dat de cliëntenraad niet altijd weet wat haar taak is. Zo kwam ik terecht bij een RvT die te maken had met een nieuwe cliëntenraad waar de samenwerking niet mee vlotte. Pas na specifieke vragen van mij werd aan beide kanten duidelijk waar de schoen wrong: de thema’s die samen in gesprek gevoerd kunnen worden bleken niet duidelijk. Toen die wederzijds helder waren, konden we weer verder. Soms is het dus handig dat een buitenstaander even meekijkt. Als tip daarom hierbij de vragen die ik stelde:

  • Heeft de RvT voldoende zicht op de behoeften van cliënten?
  • Heeft de RvT voldoende zicht op de veranderingen die cliënten doormaken?
  • Sluit het toezicht in voldoende mate aan bij die behoeften/veranderingen?
  • Wordt er met elkaar voldoende gesproken over wat er nodig om de onderlinge samenwerking goed te houden en beter te krijgen?
  • Is het helder voor de cliëntenraad waar de RvT het komend jaar toezicht op gaat houden?
  • Strookt dat met de onderwerpen die de cliëntenraad belangrijk vindt en op de agenda heeft staan?

Belevingswereld van de cliënt

Voor goed toezicht hebben cliëntenraad en toezichthouders elkaar nodig. De cliëntenraad staat dicht bij de cliënt. Die kennis moet ze kunnen delen met de toezichthouder om de toegevoegde waarde van het toezicht voor de cliënt te kunnen waarborgen. Over de manier waarop dat gebeurt, maken RvT en cliëntenraad samen (virtuele) afspraken.

Naleven van de wet

perspectiefWat er in deze coronatijd gebeurt, is dat het contact tussen RvT en cliëntenraad onder druk staat. Juist in een tijd waarin je het beste voor de cliënt wilt. De organisatie kan niet altijd meer voldoen aan de toegenomen eisen vanuit de Wet medezeggenschap van cliënten in de zorg (Wmcz). Dit baart cliëntenraden zorgen. Ook dit is een belangrijk gespreksonderwerp voor de RvT, ook al ligt de focus nu logischerwijs op het redden van levens. Toch is het belangrijk om te kijken in hoeverre dit bij jou aan de orde is, want de RvT moet verder kijken dan vandaag en morgen, en gebruik maken van de meerwaarde van het cliëntperspectief. Uiteraard is de gesprekshouding daarbij onderzoekend, en niet verwijtend.

Toch blijven proberen

We zijn nog niet van de beperkende maatregelen af. Daarom is het van belang dat je ervoor zorgt dat de verbinding met jouw cliëntenraad in stand blijft. De cliënt staat tenslotte centraal. Toch hebben veel RvT’s juist in deze tijd voornamelijk contact met alleen de bestuurder. Daarmee dreigt een valkuil van klassiek toezicht: afhankelijkheid van informatie die alleen van de bestuurder komt. Probeer daarom toch contact te houden met de cliënten, door bijvoorbeeld deel te nemen aan een online vergadering van de cliëntenraad, of door een afspraak te maken met de voorzitter van de cliëntenraad. Dat verbinden in deze tijd een andere invulling krijgt dan voorheen is begrijpelijk, maar blijf vooral zoeken naar kansen en mogelijkheden.

Veel succes!

Meer weten over het vak van toezichthouder? Bekijk de uitgebreide informatie over onze basismodule
Op weg naar nieuw toezicht.Te volgen op locatie of online. Meteen inschrijven kan ook.

Heb je vragen, stel ze gerust en neem contact op
met Caroline Wijntjes.

 

 

 

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *