Het kan veel beter dan: “We zetten ons toezichtplan op één A4”

Onlosmakelijk onderdeel van goed en effectief toezicht is draagvlak bij je interne stakeholders. We merken in de praktijk dat veel RvT’s denken dat ze dit wel afgedekt hebben. Dat is echter een valkuil. Goed contact is inderdaad een voorwaarde en een mooi begin, maar het is niet genoeg.

Te beperkt

Wanneer wij RvT’s ondersteunen, komt ook regelmatig het opstellen van een toezichtplan voorbij. In een toezichtplan beschrijft de RvT de inhoud van zijn toezicht aan de hand van de vragen: waarom, wat/waarop, hoe en wanneer. Een visie, een toezicht- en toetsingskader en een jaaragenda maken er deel van uit. Ik merk dat RvT’s zich onvoldoende realiseren dat de gesprekken over je visie op toezicht zich meestal beperken tot de vier muren van de vergaderruimte. Als je niet uitkijkt verdwijnt datgene wat, wellicht kort en krachtig, op papier is gezet, voor altijd ‘in de la’. Niet de meest handige manier om draagvlak te verkrijgen dus.

Bottom up

Om dit te voorkomen staan we nadrukkelijk stil bij het opstellen van een toezichtplan. We vragen hoe de RvT het proces voor zich ziet, welke partijen men erbij wil betrekken en wat ze doen met de uitkomsten. Toezicht nieuwe stijl vraagt er namelijk om dat het gesprek gevoerd wordt vanaf de werkvloer.
Bottom up dus.

Leg de vraag over waar je toezicht op zou moeten houden maar eens neer bij de interne stakeholders: medezeggenschap, klantenpanel, cliëntenraad, leerlingenraad of huurdersvereniging. Dat gaat dus echt een flinke stap verder dan ‘een goed contact’ hebben. De eerste reflex is dan ook regelmatig: ‘Het kost zoveel tijd’. En dat klopt. Maar er staat een bijzondere winst tegenover!

Meehelpen

Als je de interne stakeholders op deze manier bij het opstellen van je toezichtplan betrekt, hoef je ze bij de uitvoeringsstap ook niet te overtuigen van de uitkomst. Zij hebben immers ook hun rol gehad en hun inbreng geleverd. Zij hebben mee helpen veranderen (hoewel de RvT uiteindelijk zelf beslist hoe het toezicht eruit gaat zien). Wat ik dan ook merk bij RvT’s, is dat deze manier van werken hen heeft verrijkt. Zelfs zodanig dat de prioriteiten in het toezicht aangepast werden! Een belangrijke reden is dat interne stakeholders informatie kunnen geven vanuit hun eigen ervaring.

Details en nuances voor scherper toezicht

Neem een onderwijsinstelling. Leerlingen kunnen via een leerlingenraad vertellen hoe zij het digitale onderwijs ervaren. Wat gaat er mis, wat kan er beter? Dat geeft extra informatie ten opzichte van die van bestuurders of docenten, waardoor de focus in het toezicht kan veranderen. RvT’s ervaren dat ze veel beter weten wat er gebeurt en dat ze de nuances ervaren van wat er speelt. Uiteindelijk werkt dat ook door in de prioriteiten die ze stellen. Hun toezicht wordt daardoor scherper en waardevoller.

Stap verder

Als je samenwerkt voor goed toezicht, ga je met de interne stakeholders nog een stapje verder. De input aan onderwerpen voor je toezicht in je toezichtkader levert ook het voordeel op dat je de wederzijdse agenda’s goed op elkaar af kunt stemmen. Een voorwaarde voor zo’n werkwijze is uiteraard wel dat je sowieso al met elkaar in gesprek bent voorafgaand aan dit proces en dat de interne stakeholders al bekend zijn met die rol die je als RvT hebt.

Winst

Een toezichtplan maken is niet een eenmalige actie. Je toezicht moet je toch al gauw iedere een à twee jaar herijken. Dat doe je niet alleen, maar samen met anderen. Dat is heel erg de insteek van nieuw toezicht. Voor RvT’s voelt dat nog onwennig, en deze bottom up benadering moet natuurlijk wel passen bij de organisatie.

Wanneer je zo’n proces ingaat, blijkt het effect een eye opener te zijn: wat je ophaalt in de organisatie is een levend verhaal. En geen verplicht nummer dat in een la verdwijnt. Als dat op een A4’tje past is dat prima. Belangrijker is dat het een toezichtplan wordt dat wérkt, omdat het een gezamenlijk document is geworden.

Meer weten over professionalisering van RvT’s? Bekijk ons aanbod. Informatie over de basis van toezicht van nieuwe stijl vind je onder meer in onze (online) basismodule Op weg naar nieuw toezicht. De datums vind je ook in het lesrooster.

Je kunt je vragen stellen aan Caroline Wijntjes, of je meteen inschrijven.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *