Met de benen op tafel vergaderen, zo kan het dus ook!

Van de academie, naar een traineeship tot werken als volwaardig lid van een RvT. Twee vergaderingen en drie locatiebezoeken verder, deelt Daphne Evers haar inzichten vanuit haar rol als toezichthouder voor ouderenorganisatie Vivantes. Ze vertelt hoe ze als nieuw RvT-lid de verbinding zoekt met de organisatie. Maar ook hoe ze twee vliegen in één klap slaat tijdens haar eerste vergadering. 

gastblogger-daphne

“Via de academie van De Erkende Toezichthouder heb ik de basismodule gevolgd en onder andere de module ‘Met gemak het juiste commissariaat krijgen’. Vooral tijdens die laatste module heb ik voor mezelf heel duidelijk in beeld gekregen dat zowel in mijn werk als innovator, als in de rol van toezichthouder mijn voorkeur uitgaat naar de zorg. Feit dat het gelukt is om bij een zorgorganisatie aan de slag te gaan, is geweldig! Deze module was leerzaam en tegelijk heel intensief. Het heeft mij echt uitgedaagd zelf na te denken wat bij mij past. In de ouderenzorg moet nog zoveel gebeuren: hoe zie ik dat vanuit de rol van toezichthouder voor me? 

De eerste kennismaking

De RvT-voorzitter, twee leden en de bestuurder schuiven aan tafel voor het eerste  kennismakingsgesprek. Dat was best intensief, en vooral heel goed! Je zag meteen de interactie tussen de bestuurder en de RvT, en dat was voor mij heel belangrijk. De chemie is sterk bepalend of ik me wel of niet thuis voel. Ik heb ook weleens een sollicitatie gehad, waarbij het gevoelsmatig niet helemaal klopte, dan blijf ik toch dichtbij mijn gevoel. Dus wat de chemie  betreft kijk ik heel positief terug op het eerste gesprek.
Na het tweede gesprek zijn ook de afspraken met leden van de ondernemersraad en de centrale cliëntenraad erg interessant. Twee compleet andere perspectieven. Enerzijds van de medewerkers, hoe ervaren zij de invloed van de RvT? Anderzijds van de cliënten, die een duidelijk beeld hebben van de kwaliteit van de zorg en het welzijn van de ouderen. Het is goed om kennis te nemen van de thema’s die zij als prioriteit hebben gesteld, en daarbij een gevoel te krijgen: hoe is die verbinding tussen de RvT en de medezeggenschapsraden? 

Goed uitgepakt 

Naar aanleiding van die gesprekken volgt er positief nieuws: ik mag het team komen versterken. Natuurlijk ben je dan ontzettend blij, dit is precies het plaatje dat ik voor me zag tijdens de module ‘Met gemak het juiste commissariaat krijgen’. De open houding van de RvT spreekt mij nog steeds enorm aan. Al in het begin krijg ik de uitdaging om kritisch te kijken naar het inwerktraject. Naar documenten over de organisatie. Naar de notulen van vergaderingen. En ook kritisch te kijken naar het aandachtsgebied: kwaliteit, veiligheid en innovatie.
In de eerste maand heb ik vooral heel veel post-its geplakt op documenten met vragen om alle onduidelijkheden op te helderen. Een ander deel van het inwerkprogramma zijn de drie locatiebezoeken. Ik spreek met passievolle mensen op de werkvloer en de locatiemanager. Je leert in korte tijd heel veel, en tegelijk is het een goed signaal om de mensen in de zorg te laten zien dat het werk van een RvT laagdrempelig is. Het is niet dat wij ‘hoger’ zijn dan zij, je doet het echt samen ten behoeve van de ouderen.

Je leert er zelfs mensen van het MT kennen en dus sla je twee vliegen in één klap. 

Met de benen op tafel

De eerste vergadering die ik bijwoon is een ‘benen-op-tafel-sessie’. Een vergadering die een jaar eerder ontstaat vanuit de behoefte dat je enorm ‘geleefd’ wordt door zo’n agenda, waardoor je niet altijd toekomt om rustig met elkaar te praten. Daarom is er nu twee keer per jaar een benen-op-tafel-sessie waarbij er wel een aantal onderwerpen zijn, maar niet een vaste agenda. Het is een heel leuke manier om er als nieuw RvT-lid in te komen! Simpelweg omdat je de mensen op een andere manier leert kennen. Je kunt het op een meer ontspannen manier over bepaalde onderwerpen hebben, en je mening reflecteren. Ik leer daar direct het MT kennen en dus sla ik twee vliegen in één klap. 

Afgelopen week heb ik mijn eerste formele RvT-vergadering gehad. Dat was heel interessant. Vooral hoe open en transparant er wordt gesproken. Met behulp van een goede controller die gedegen ondersteunt in het inzicht verkrijgen van de cijfers door vooral het interpreteren ervan. Dat is voor de RvT een must en biedt een hoop inzichten.
Aansluitend volgt er een locatiebezoek. Met de hele RvT gaan we op bezoek bij een van de zorgorganisaties van Vivantes. Ik spreek met iemand van welzijn en een verpleegkundig specialist, daardoor krijg je een heel goede kijk op locatieniveau. Welke uitdagingen liggen er? Mensen vinden een luisterend oor heel prettig. Voor ons als RvT is het belangrijk om na te gaan wat je nu echt hoort. En hoe zich een en ander nu werkelijk manifesteert op de werkvloer. Wat komen wij tegen? We hebben binnen Vivantes geluk met een zeer bevlogen, jonge bestuurder die goed kan schetsen wat er gebeurt en hoe dat wordt ervaren. Maar het is ook goed om zelf met de mensen ‘achter het verhaal’ te spreken. 

Wat kunnen we doen om te zorgen dat mensen zo bevlogen mogelijk hun werk kunnen doen?

Waardevolle inzichten van de werkvloer

Zo sprak ik een welzijnsmedewerker die zeven jaar geleden als vluchteling naar Nederland is gekomen. Hij spreekt vloeiend Nederlands, volgt een opleiding en is enthousiaster dan enthousiast. Op zo’n moment denk ik echt: hoe krijgen we meer van jouw kaliber naar onze organisatie? Wat heeft de organisatie nodig om deze mensen goed op te leiden? Wat kunnen we doen om te zorgen dat mensen zo bevlogen mogelijk hun werk kunnen doen? Alle cliënten die daar zaten, liepen werkelijk met hem weg. Het is geweldig om te zien hoe mooi zo iemand past in de organisatie. Hoe zien we als RvT erop toe dat dit type mensen verleid wordt om aan boord te komen en te blijven? Dat staat hoog op de RvT-agenda en het is mooi om te zien dat het terugkomt in de organisatie.” 

Voor wie stil wil staan bij wie je bent en waarvoor je staat als toezichthouder, is er de toeleidingsmodule Met gemak het juiste commissariaat krijgen. Voor meer informatie kijk hier of neem contact op met Caroline Wijntjes. 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *