In de complexe dynamiek van een RvT komt het weleens voor dat een toezichthouder zich vasthoudt aan bepaalde patronen die ooit krachtig aanvoelden. Of die eerder succesvol waren. Deze persoonlijke stokpaardjes kunnen echter strijdig zijn met de opvattingen van collega toezichthouders over effectief toezicht. Hoe navigeer je succesvol door deze situatie, en behoud je een constructieve samenwerking binnen je RvT?
Objectiveren als basis voor succes
Allereerst is het van belang dat je de situatie leert objectiveren. Als jij dit doet, dan merk je dat er wat gebeurt. Je ziet de situatie helderder en dat maakt het gemakkelijker om in te grijpen. Leer jezelf aan om op de juiste manier te communiceren. Benoem het patroon en ga na wat het dient en wat niet. Bied alternatieven aan, ga het uitproberen en evalueer. Werkt het beter? Werkt het voor iedereen binnen de RvT? Ik zal dit met een voorbeeld illustreren.
Voorbeelden uit de praktijk
Het kan zijn dat een RvT-voorzitter voelt dat hij of zij in een vooruitgeschoven positie zit. De voorzitter heeft vanzelfsprekend het meeste contact met het bestuur, en kan als het ware als een soort spreekbuis tussen het bestuur en de RvT in gaan staan. Hierdoor kan een deel van de informatie die tussen het bestuur en de voorzitter besproken wordt niet bij de RvT terechtkomen. Er ontstaat een situatie waarin de voorzitter andere kennis heeft dan de leden van de RvT, al dan niet bewust. De voorzitter voelt zich daarin vaak de regisseur en wil het graag bij zichzelf houden. Hij of zij is immers het kanaal waarlangs de informatie bij de RvT binnenkomt.
Wat kun je in zo’n situatie doen om de RvT-voorzitter dichter bij de leden te brengen? Hoe maak je het verschil tussen de voorzitter en de leden kleiner, kijkend naar houding, afstand en kennis?
Elke toezichthouder mag sowieso in contact staan met de mensen waarvan hij of zij informatie kan krijgen. Zorg voor een actieve manier om informatie te verkrijgen. Dat vindt de RvT-voorzitter soms ingewikkeld, omdat de kennis dan langs hem of haar heen verzameld wordt.
Ga daarnaast het gesprek met de volledige RvT aan over hoe men vindt dat de communicatielijnen moeten lopen en welke informatie wanneer gedeeld wordt. Toezicht houd je samen.
Realiseer een beweging
- Ga letterlijk het gesprek voeren binnen je RvT. Hoe verhouden wij ons tussen tot elkaar als het bijvoorbeeld gaat om rollen, of ieders specialisme? Schrijf je ambities in je toezichtplan en leg het vast.
- Als lid van de RvT kun je daar ook echt je eigen weg in gaan. Als jij vndt om goed toezicht te kunnen houden dat je met de bestuurder, een manager over een bepaald onderwerp, of met het medezeggenschapsorgaan wil praten? Doe dat vooral, zorg dat je er leiderschap over hebt en stem het af. Hoe korter de lijnen, hoe normaler het wordt.
Dit kun je bereiken met de juiste groepsdynamiek
Het bewustmaken van de groepsdynamiek binnen je RvT is een essentieel onderdeel. Leren wat er gebeurt in de interactie binnen je team. Als je die dynamiek echt gaat benoemen, wat er gebeurt in verschillende team- en ontwikkelfases, kun je daar helderheid in brengen. En kun je – mits je hier bewust mee aan de gang gaat, als team van elkaar leren. Dit betekent bijvoorbeeld meer ruimte voelen om je uit te spreken, niet alleen inhoudelijk en op het proces, maar ook in de interactie en bij emoties.
Durf jij je uit te spreken in je RvT? Voel jij je veilig? Als je dankzij je focus op de groepsdynamiek jezelf veiliger voelt, dan kun je pas echt diepere gesprekken voeren en een breder perspectief op je toezicht aanbrengen. Je verbetert hiermee je toezicht, omdat je meer aspecten meebrengt in je afwegingen en adviezen. Er zijn dan ook minder blinde vlekken. De kwaliteit van je toezicht neemt dus toe en er ontstaan minder snel misverstanden.
In de basismodule Op weg naar Nieuw Toezicht gaan we hier dieper op in. Je leert de rol van toezichthouder of commissaris in de basis kennen en ontdekt welke visie en ambitie op toezicht je hebt. Voor vragen, neem gerust contact op met Caroline Wijntjes.