Als lid van een Raad van Toezicht ben je je bewust van de rol die je vervult. Namelijk het bewaken van de koers en het waarborgen van de gezonde ontwikkeling van de organisatie waarvoor je in de raad zit. Een toezichtplan is daar een essentieel onderdeel van.
Een RvT vervult een belangrijke rol in het bewaken van de koers en het waarborgen van de ontwikkeling van de organisatie. Het hebben van een toezichtplan helpt om deze verantwoordelijkheid te bewaken. Het is voor elke Raad van Toezicht dan ook belangrijk om zo’n toezichtplan te hebben én te onderhouden.
Een toezichtplan waar je wat aan hebt
In een toezichtplan zijn verschillende zaken opgenomen, zoals de doelstellingen, prioriteiten en aandachtspunten. Als er nog geen plan ligt, is het raadzaam om een dergelijk plan op te stellen. Is het plan er wel, dan is het eveneens goed om met de leden te kijken of dit plan nog up-to-date is. Het komt namelijk vaak genoeg voor dat het plan op een stapel belandt, terwijl de doelstellingen of prioriteiten van de organisatie veranderen. Op zo’n moment is het belangrijk om het toezichtplan opnieuw op de agenda te zetten en hem gezamenlijk verder aan te scherpen.
Stel jezelf de juiste vragen
Wat heb je nodig voor een goed toezichtplan? Het begint allemaal bij een afgebakend kader. Stel jezelf en de andere leden vragen zoals:
- Waar sta je voor als Raad van Toezicht?
- Wat is voor de organisatie belangrijk?
- Wat vind je als raad belangrijk?
- Wat is de opdracht en waar hou je precies toezicht op?
Door het beantwoorden van deze vragen, kom je tot de kern van het bedrijf. Een lid van een RvT van een overkoepelende kinderopvangorganisatie gaf hier een mooi voorbeeld van. Ze vertelt dat ze erachter kwamen dat mensen de indruk kregen dat de organisatie een economisch perspectief op de visie had na het lezen van verschillende communicatiestukken. Voor het lid maakte dit meteen duidelijk dat de kern van het bedrijf in alle communicatie doordrenkt moet zijn met het maatschappelijke perspectief op de visie. Want het meest belangrijk voor het bedrijf zijn de maatschappelijke impact, uitdaging en de bijbehorende doelstellingen.
Op de agenda voor volgend jaar staat dan ook het toezichtplan aan te scherpen waarbij de kern van het bedrijf leidend is, en een hernieuwde visie op toezicht kan worden geschreven vanuit een maatschappelijk perspectief. Hierdoor wijzen de neuzen weer in dezelfde richting, staat de visie in het juiste perspectief, vanuit de passende inslag en bestaan er geen onduidelijkheden over de organisatie of de taak van de RvT.
Kernboodschap helder maken
Het toezichtplan is er dus om de belangrijkste aandachtsgebieden en strategieën duidelijk te maken. Het helpt om hier ook als RvT over te discussiëren. Door vragen te stellen, naar elkaar te luisteren en naar elkaars visie te luisteren, wordt de rol van de RvT alsmaar duidelijk.
Eveneens vloeien er uit deze gesprekken vast en zeker hele mooie aandachtspunten uit die gebruikt kunnen worden in het toezichtplan. Uiteindelijk heb je dan als RvT een mooi document waar je verder mee aan de slag kunt en waar zowel de raad als de organisatie veel aan heeft.
In de basismodule Op weg naar Nieuw Toezicht leer je de rol van toezichthouder of commissaris in de basis kennen en ontdek je welke visie en ambitie op toezicht je hebt. Je onderzoekt als toezichthouder het samenspel met stakeholders en ga je aan nieuw toezicht bouwen.