Hoe geef je ruimte aan de ander in het gesprek?

Wat opvalt is dat veel toezichthouders in hun manier van praten in het gesprek veel ruimte innemen en hun gevoelens uiten. In de verdiepingsmodule ‘De juiste vragen stellen’ en in de begeleidingen van RvT’s testen wij geregeld de communicatiestijl van toezichthouders. De vraag is dan vaak: hoe geef je nu ruimte aan de ander in het gesprek? En welke voordelen levert dat jou en je collega’s in de RvT en de bestuurder op? 

Die stijl van communiceren typeert zich als behoorlijk gedreven. Iemand heeft een vlotte babbel en kan emoties goed verwoorden. Iemand verwoord een visie,  kan goed inspireren en is creatief in het taalgebruik. Tijdens het begeleiden van raden van toezicht valt het mij steeds vaker op dat de meerderheid van de RvT op deze manier communiceert. Dan begrijp je vast dat de een over de ander heen raast. Er is amper ruimte om ertussen te komen, en dat heeft bewust of onbewust gevolgen voor de bestuurder. 

In de praktijk

Een bestuurder wil graag in je communicatie horen dat jij écht luistert of doorvraagt. Of dat de bestuurder zich gesteund voelt. Dat je merkt dat de ander zich in jou verplaatst. Dat herken je vast wel. In plaats van een vlotte babbel, is het ook nodig om grondig naar bepaalde informatie te kijken. Dat betekent dat toezichthouders die veel ruimte innemen, het soms best lastig vinden om meer ruimte te geven in een gesprek. 

Een ander meer ruimte geven in het gesprek kan op 3 manieren

rvtLuister actief

Probeer allereerst de gedachtegang van de ander in het gesprek niet te sturen in de richting die jij voor ogen hebt. Stel juist open vragen, waardoor de ander zich welkom voelt om actiever aan het gesprek deel te nemen. Wees oprecht nieuwsgierig naar de uitleg van de ander en probeer niet te oordelen. 

Stel jezelf gelijkwaardig op

Dat uit zich vaak non-verbaal. Een hele ferme handdruk betekent eigenlijk: ik ben beter dan jij. Zorg dus dat de handdruk niet te stevig is. Door je lichaam heel breed uit te zetten, maak je jezelf groter dan de ander. Kom jij heel dicht in iemands aura, dat kan heel benauwend overkomen. Dit zijn allemaal houdingen die zorgen dat jij een hogere status (je positie ten opzichte van de ander) inneemt dan de ander. Houdingen waardoor de ander zich kleiner kan voelen en geen gelijkwaardigheid ervaart. Let op de houding die je aanneemt en hoe dit overkomt op de ander. Stel jezelf gelijkwaardig op, bijvoorbeeld door de ander te spiegelen.  

Beperk je belemmerende overtuigingen 

  • Ik mag geen stiltes laten vallen, want dat is ongemakkelijk.
  • Ik val iemand in de rede, want ik weet het antwoord al. 
  • Ik weet hoe het moet, dus de ander moet het op dezelfde manier als ik doen.
  • Ik mag geen fouten maken, want ik zit in de positie dat ik alles moet weten.

Allemaal belemmerende overtuigingen die je als toezichthouder juist niet wilt. Een mix van toezichthouders die ruimte innemen én toezichthouders die ruimte geven, is een groepsdynamiek die een RvT krachtig kan maken. Hoe zit dat bij jouw RvT?
Door de ander meer in het gesprek toe te laten, ontdek je dat je veel sneller de informatie krijgt die je nodig hebt als toezichter. Luister actief, dan begint iemand vanzelf wel te vertellen als er stiltes vallen. Wellicht komt de bestuurder met zaken waar je als toezichthouder helemaal niet aan dacht! Daar draait het uiteindelijk om in de vergadering: dat er gezegd kan worden wat nodig is.

Wil je met dit thema aan de slag? In de verdiepingsmodule ‘De juiste vragen stellen’ en in de begeleidingen van RvT’s testen wij geregeld de communicatiestijl van toezichthouders. Nieuwsgierig of dit voor jou de juiste stap is? Neem contact op met Caroline Wijntjes. 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *