José Ursem-Kuilboer is een ervaren toezichthouder. Sinds 2019 zet ze zich in voor de bibliotheek in Hoorn, eerst als bestuurslid en nu als voorzitter van de Raad van Toezicht. Toen de bibliotheek haar toezichtmodel vernieuwde, kwam het advies om een trainee aan te stellen. “We wilden ons toezicht versterken en zochten daarbij ondersteuning. Tijdens onze jaarlijkse zelfevaluatie kregen we opnieuw de tip om met een trainee te gaan werken. De combinatie van theorie meenemen de praktijk in, leek ons een enorme meerwaarde.”
Een waardevolle toevoeging
Vanaf dag één draait trainee Irene Conradie volledig mee binnen onze RvT. “We betrekken haar bij alles: vergaderingen, correspondentie en structurele terugblikken”, vertelt José. “Ik wilde dat Irene vanaf het begin betrokken werd bij de RvT. Door haar goed te begeleiden en regelmatig te sparren, werd het een gedeeld plan en niet alleen ‘haar project’.”
Irene brengt niet alleen ondersteuning, maar ook nieuwe inzichten. “Ze attendeerde ons op de diversiteitscode en de gedragscode voor de culturele en creatieve sector. Dat leidde weer tot nieuwe inzichten. Irene stelt kritische vragen en houdt ons scherp.”
Frisse blik en scherpe vragen
José ziet de trainee als een verrijking voor de hele RvT. “Ze vraagt regelmatig: waarom doen we dit zo? Dat dwingt ons om bewuster naar onze werkwijze te kijken. Door haar frisse blik voorkomen we dat we automatisch in oude patronen blijven hangen. Zo merkten we bijvoorbeeld dat we soms te veel op de stoel van de directeur-bestuurder zaten. “Haar kritische houding hielp ons om onze rol zuiver te houden.”
Irene groeit snel in haar rol en wordt al gauw als volwaardig lid gezien. “Binnen het team is er echt de wil om naar haar te luisteren. Ze wordt al snel onderdeel van de RvT. We gaan haar missen nu haar traineeship eindigt, maar helaas woont ze te ver weg om te blijven.”
Tijdsinvestering loont
De samenwerking met een trainee vraagt tijd en aandacht. “Dat was soms een uitdaging”, erkent José. “Voor Irene én voor ons. Maar dat hoort erbij als je dit naast andere werkzaamheden doet. De tijd vloog vaak voorbij – een goed teken.”
Volgens José is een gestructureerde aanpak essentieel. “Zorg dat een trainee volledig meedoet, toegang heeft tot alle informatie en voldoende momenten krijgt om te reflecteren. Geheimhouding is standaard geregeld in het contract, dus daar hoef je je geen zorgen over te maken.”
‘Zeker doen!’
Zou José andere RvT’s aanraden om met een trainee in de RvT te werken? “Absoluut! Je krijgt niet alleen een frisse blik en nieuwe kennis, maar het houdt ook jezelf scherp.”
Haar belangrijkste tips? “Laat een trainee meedoen op alle niveaus en bied ruimte om te sparren. Investeer tijd en begeleiding. Want uiteindelijk leert niet alleen de trainee, maar iedereen binnen de RvT.”
Benieuwd naar wat een trainee voor jouw RvT kan betekenen? Ontdek het in gesprek met Caroline Wijntjes.