Toezicht op sociale veiligheid: wat iedere toezichthouder hoort te weten

Tijdens de begeleiding van RvT’s valt het mij steeds vaker op dat toezicht op sociale veiligheid niet echt de focus heeft. Terwijl we leven in een maatschappij die steeds meer polariseert en hectisch is door de vele veranderingen, vind ik juist dat toezicht op sociale veiligheid hoog op de agenda moet staan van de RvT. In deze ToezichthouderTips bespreek ik welke problemen ik tegenkom bij RvT’s die te maken hebben met sociale onveiligheid. En deel ik tips voor toezichthouders die hier wél de focus op willen leggen.

Sociale veiligheid: wat betekent dit eigenlijk? Je bent én voelt je beschermd tegen het gevaar dat wordt veroorzaakt door iemands gedrag tegenover jou op het werk. Denk bij gevaar aan ongewenst gedrag als intimidatie, sexisme, discriminatie, roddelen of pesten, en dergelijke.

De intentie is wél goed

Wat ik in de praktijk geregeld bij RvT’s terug zie? Een bestuurder bijvoorbeeld vertelt een verhaal over wat ze (ongewenst) zien gebeuren in de organisatie, en geven aan hoe ze daarmee om (willen) gaan. Echter, toezichthouders willen dan graag ook anderen dan de bestuurder horen in de organisatie. Ze realiseren zich op dat moment echter onvoldoende welk effect de RvT daarmee kan sorteren.

Toezichthouders blijken, doorsnee genomen, nog onvoldoende toegerust om met het effect van dit soort type gesprekken om te gaan. De intentie is wél goed. Ze horen klachten aan en maken dit (in de RvT) bespreekbaar. Maar de terugkoppeling naar degenen die zij hebben gesproken, blijft vaak uit. Een bestuurder komt dan al gauw in de knel, zeker als die er niet bij is, en kan zich daardoor ook onveilig gaan voelen.

Timing: ben je op tijd óf te laat? 

Je (sociaal) onveilig voelen – oftewel je onbeschermd voelen – is subjectief. Waar de een zich onveilig kan voelen in een bepaalde situatie, kan dit voor de ander voelen als een veilige omgang. Het heeft vaak een systemische oorzaak: de cultuur en omgangsvormen in een organisatie brengen dit gevoel naar boven. Zo zijn er verschillende voorbeelden van organisaties waar sociale onveiligehid momenteel speelt, zoals NTR, TU Delft of in het primair onderwijs. Naast negatieve (psychologische) gevolgen voor betrokken medewerkers, kan het leiden tot minder betrokkenheid bij de organisatie, verzuim, uitval en tot uitstroom.

De vraag is: hoe kun je als RvT het beste toezicht houden op sociale veiligheid? Wat ik op dit moment zie is dat RvT’s acteren op het moment dat er meldingen zijn van bijvoorbeeld de vertrouwenspersoon. Of als (een groep) medewerkers rechtstreeks contact zoeken met de RvT als het de bestuurder zelf betreft. Maar als je als RvT reageert op basis van meldingen, dan ben  je eigenlijk al te laat.

Tips voor toezichthouders

1. Zet sociale veiligheid in de focus van je toezicht

Juist in deze tijd van polarisatie en onveilig gedrag, is het belangrijk dat RvT’s sociale veiligheid eerder in het vizier krijgen. De basis is dat je standaard de organisatie in gaat en ervaart hoe mensen samenwerken. Is dat congruent met het sociaal veiligheidsbeleid dat de bestuurder voor ogen heeft? Soms gebeuren er incidenten en dat voorkom je niet, ook niet als RvT. Bij meerdere incidenten moet je echter als RvT de rode draad en gedragspatronen kunnen duiden. 

2. Benut externe partners

Als RvT kom je regelmatig in contact met externe adviseurs. Denk aan de externe vertrouwenspersoon, de adviseur voor de eigen zelfevaluatie die interviews kan houden in de organisatie, een trainee toezichthouder, de externe accountant, de functionaris gegevensbescherming. Benut die mensen! Vraag hoe zij het gedrag en onderlinge samenwerking van de mensen in de organisatie ervaren, welke patronen ze zien. Dat houd je als RvT alert.

3. Ga in gesprek met medewerkers

Als de bestuurder zelf de onveilige cultuur (onbedoelt) veroorzaakt – iets wat ik de laatste jaren verschillende keren heb meegemaakt – dan zie je dat er meer verloop komt op verschillende niveaus. Als RvT is het dan van belang dat je in gesprek blijft met mensen. Bijvoorbeeld door zogenoemde exit-gesprekken te voeren. Waarom verlaten mensen de organisatie?

4. Blijf onafhankelijk en besteed uit

Als meldingen binnenkomen bij de RvT, dan zie ik als eerste reactie dat de RvT veelal zelf op onderzoek uitgaat. Ze spreken meerdere mensen om te horen en voelen wat er aan de hand is in de organisatie. Het is juist belangrijk dat je als RvT de afweging maakt om de gesprekken door een externe te laten doen. Anders word je onderdeel van de situatie, en als dat gebeurt beseffen toezichthouders vaak onvoldoende welk effect dat onbedoeld teweeg kan brengen. Mijn advies is: laat dat onderzoek door een externe partij doen en bespreek de uitkomsten met het bestuur. 

5. Laat als RvT integer gedrag zien

Wanneer je als RvT steeds vaker intervenieert of ingrijpt, zit je de bestuurder in de weg en wordt die bovendien ongeloofwaardig. Soms gebeurt dat interveniëren zelfs heel directief en dan kunnen medewerkers zich geïntimideerd voelen. Het levert uiteindelijk schade in de relaties op. Als je als RvT vindt dat je moet ingrijpen, is het belangrijk dat je daarna aandacht hebt voor herstel. En buitenkijf staat dat je als toezichthouder ook zelf integer gedrag laat zien en het goede voorbeeld geeft. Een open deur, maar het gesprek over wat integer gedrag is (en wat niet) moet dan wel in de RvT gevoerd zijn. 

Wil je de vaardigheden leren om goed toezicht te houden op sociale veiliheid in organisaties? Schrijf je dan in voor de basismodule Op weg naar nieuw toezicht. Of neem bij vragen contact op met Caroline Wijntjes

Geef een reactie

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *