Als de organisatie waar je toezicht op houdt onder het vergrootglas komt te liggen van Follow the Money of de Correspondent, bijvoorbeeld vanwege een onjuiste besteding van middelen, heb je als RvT iets niet goed gedaan. We gaan kijken wat er in zo’n geval fout is gegaan en hoe je als RvT dergelijke situaties kunt voorkomen. Je krijgt handvatten en leert wat de valkuilen zijn. Juist in deze tijd waarin de economie weer opstart en waarin het líjkt of de financiële positie van de organisatie waar je toezicht op houdt in orde is, is dat essentieel voor de toekomstbestendigheid van die organisatie.
Geen vanzelfsprekendheid
Bij toezicht op financiën zijn twee uitgangspunten van groot belang:
- Als RvT moet je er te allen tijde zicht op hebben dat de bestuurder de juiste keuzes maakt in een bepaalde situatie.
- De RvT als geheel is verantwoordelijk voor het toezicht op de financiën. Die verantwoordelijkheid ligt dus níet bij de audit committee/financiële commissie.
Dit lijken misschien open deuren, maar in de praktijk blijkt dat RvT’s zich dit vaak onvoldoende realiseren. Zeker wanneer alles goed lijkt te gaan en er geen reden lijkt te zijn om RvT-breed naar de financiën te kijken. Dat is een grote valkuil. Die redenen zijn er namelijk altijd. Als RvT moet je focus structureel liggen op de toekomstbestendigheid van de organisatie en daarmee op de ontwikkelingen die daar op van invloed zijn.
Schijn bedriegt
Wat we op dit moment veel zien is dat de balans en de liquiditeitspositie vaak een te rooskleurig beeld geven van de werkelijke situatie. Onze docent Jan Wietsma die de module Financiën en business intelligence geeft, merkt in de praktijk regelmatig dat de balans helemaal niets meer zegt over de financiële situatie van de organisatie. Niet bestede middelen, loonsubsidies, andere vormen van overheidssteun en uitstel van belastingbetaling als gevolg van corona versluieren de cijfers.
Het gevaar daarvan is dat de aandacht voor de levensvatbaarheid van de organisatie op de lange termijn verslapt. Dat geldt zowel voor de bestuurder als voor de RvT. Het is echter de strategische taak van de RvT om erop toe te zien dat de bestuurder de juiste stappen zet voor een toekomstbestendig verdienmodel.
Ontwikkelingen met grote impact
Er is op dit moment sprake van een aantal ontwikkelingen die van grote invloed zijn op de toekomst van organisaties. In meerdere of mindere mate spelen ze overal wel een rol. Het zijn onderwerpen die zich uiteindelijk financieel vertalen. We stippen ze hier globaal aan. Je kunt ze zien als aandachtspunten waar jij je voordeel mee kunt doen in jouw RvT. Ze zijn bedoeld om je aan het denken te zetten en ze te vertalen naar je eigen organisatie en te agenderen voor het overleg met de bestuurder. Ook als het gaat over zaken die nu nog onduidelijk zijn, maar wel impact gaan hebben.
Voortgaande invloed van digitalisering
Veel organisaties zijn daar nog niet goed op voorbereid. Denk o.a. aan de mogelijkheden voor optimalisering van processen en aan de kansen voor het inzetten van het instrument business intelligence (zie ook ons artikel Eye-opener toezicht op financiën: gedrag is belangrijker dan cijfers).
Duurzaamheidsagenda
In het algemeen wordt van organisaties verwacht dat ze duurzamer gaan werken, met meer oog voor mens, dier en milieu. Deels wordt dat gestuurd door wet- en regelgeving, bijv. in duurzaamheidseisen voor gebouwen of de toegankelijkheid van binnensteden voor diesel(vracht)auto’s.
Arbeidsmarktvraagstuk
Een urgent item, als gevolg van de bijzonder krappe arbeidsmarkt. Blijven we allemaal in dezelfde beperkte vijver vissen, of gaan we proberen andere oplossingen te vinden? Bijv. via innovatie, digitalisering, een andere manier van werken of herverdeling van verantwoordelijkheden.
Geopolitieke verhoudingen
De afgelopen tijd hebben we nog eens extra gemerkt dat het niet handig is om afhankelijk te zijn van een paar grote spelers in de wereld (Azië) en/of van bepaalde vervoersmiddelen (containerschepen). Materialen en producten dichter bij huis halen wordt belangrijker, evenals werkmethodes die minder verplaatsingen vragen.
Kom in actie
De vertaling van bovenstaande ontwikkelingen naar de organisatie waar je toezicht op houdt, bespreek je met de bestuurder. Aan de orde komen de consequenties voor de verplichtingen van de organisatie op de langere termijn en op een toekomstbestendig verdienmodel. Ook is het goed om een risico-analyse te maken. Je maakt daarmee inzichtelijk wat de kans en de impact is van een gebeurtenis en welke maatregelen de organisatie kan nemen om de effecten ervan te mitigeren (zie ook ons artikel Eye-opener toezicht op financiën: gedrag is belangrijker dan cijfers). De punten die daaruit naar voren komen, bespreek je met de bestuurder en je geeft aan dat je op die punten een actieplan verwacht. In de verdiepingsmodule Toezicht op financiën en business intelligence besteden we aan dit onderwerp de nodige aandacht, zowel de methode als praktijkvoorbeelden.
Tips voor het gesprek met de bestuurder
Wees je bewust van valkuilen die op kunnen treden tijdens de gesprekken met de bestuurder.
- Bestuurders kunnen vaak heel goed uitleggen waarom dingen niet gelukt zijn of waarom er kostenoverschrijdingen zijn geweest. Wees daar alert op. Denk niet te snel: ik accepteer de verklaring. Vraag door naar de maatregelen die moeten voorkomen dat hetzelfde opnieuw gebeurt of die ervoor zorgen dat in de volgende periode de doelstellingen wel gehaald worden.
Waak voor over-optimisme. De horizon waarnaar gekeken wordt om de liquiditeitspositie te beoordelen, is vaak te kort. Kijk naar de periode over drie tot vijf jaar.- Pas op voor een gebrek aan urgentie (of visie). Wachten met bepaalde besluiten totdat de overheid met maatregelen komt of totdat de impact van ontwikkelingen voor jouw branche duidelijk worden, zijn geen goede redenen om niets te doen.
- Het komt ook voor dat bestuurders onvoldoende zijn toegerust voor toekomstige taken en veranderingen. Wanneer dat niet met aanvullende trainingen is op te lossen, is het wellicht tijd om afscheid van die bestuurder te nemen.
Tot slot
Dit artikel is bedoeld als pleidooi om je strategische rol als toezichthouder voortvarend te blíjven oppakken. Ook, of beter gezegd juist, in situaties met financiële onzekerheden. Zorg ervoor dat je echt bezig bent met de toekomstbestendigheid van de organisatie. Laat je niet in slaap sussen door de huidige liquiditeitspositie of door de bestuurder. En realiseer je dat dit een gezamenlijke verantwoordelijkheid is van de RvT. Veel succes!
In onze verdiepingsmodule Toezicht op financiën & business intelligence leer je hoe je effectief toezicht houdt op geld, data en informatie én hoe je financieel gedrag concreet uitwerkt op een manier die past bij jouw RvT.
Heb je vragen, neem dan contact op met Caroline Wijntjes.