Regelmatig merken we dat toezichthouders denken dat toezicht op financiën een formele en zakelijke aangelegenheid is die vooral gaat over jaarrekeningen, prognoses en begrotingen. Ze zijn dan ook verrast wanneer ze merken dat dit slechts een deel van hun taak is. Financiële uitkomsten zijn namelijk altijd het gevolg van de gedragskeuzes die je maakt. En dus is het belangrijk dat je als RvT stilstaat bij de handelingsmotieven van de bestuurder. Hoe je dat doet als toezichthouder is een van de onderwerpen van onze nieuwe verdiepingsmodule ‘Toezicht op financiën & business intelligence’.
Goed geregeld?
De toezichtrol is geregeld in wettelijke bepalingen, statuten en reglementen. Bekende onderdelen zijn het goedkeuren van de jaarrekening, het dechargeren van de bestuurder voor het gevoerde financiële beleid en het benoemen van de accountant. Ook ben je er als RvT verantwoordelijk voor dat de bestuurder zorgdraagt voor een integere en beheerste bedrijfsvoering.
Op de agenda horen dus ook onderwerpen te staan als het voorkomen van fraude, risicobeheersing en de financiële effecten van het beleid. De financiële commissie of auditcommittee is het eerste aanspreekpunt voor de accountant en vergadert enkele malen per jaar met de bestuurder en de controller. Je zult als toezichthouder wellicht zeggen: wat kan er dan nog misgaan?
Financieel gedrag
Helaas van alles. Uitgangspunt voor jou als toezichthouder is steeds het belang van de organisatie. Risico’s die dat in gevaar brengen, zijn heel divers van aard. De handelingsmotieven van de bestuurder nemen daarin een bijzondere plaats in, want persoonlijke voorkeuren spelen een grote rol bij het maken van plannen en het doen van voorstellen. Verkeerde beslissingen met grote financiële consequenties liggen op de loer. Ook is het heel belangrijk dat je goed zicht hebt op mogelijke belangenverstrengeling en vriendjespolitiek. Als daar te weinig aandacht voor is, kan dat uiteindelijk leiden tot fraude of corruptie. We schreven er ook het artikel ‘Nooit meer financieel naïef als toezichthouder’ over.
Vertrouwen is goed op deze wijze
De RvT controleert niet alleen achteraf de cijfers, maar staat al veel eerder stil bij beslissingen en motieven van de bestuurder. Je bent op zoek naar de verhalen achter de cijfers. Je ziet er bijvoorbeeld op toe dat voorstellen vanuit verschillende perspectieven worden belicht. Het is altijd goed om te vragen naar alternatieve oplossingen, deze door te spreken en te beoordelen op de bijhorende financiële consequenties. Daarnaast moet de RvT ook zicht hebben op de persoonlijke levenssfeer van de bestuurder, om mogelijke signalen van fraude of corruptie op te merken.
Grip op de bestuurder
Toezicht op risicomanagement is een belangrijk onderdeel van je takenpakket als toezichthouder. Maar hoe pak je dat aan? Gesprekken met de bestuurder vinden niet zo heel frequent plaats, en als toezichthouder beschik je altijd later over de benodigde informatie dan de bestuurder zelf. Toch heb je diverse mogelijkheden. Allereerst toch dat gesprek.
Laat de bestuurder uitleggen waarom deze kiest voor een bepaald plan, opdrachtgever of oplossingen en hoe die keuzes passen in de strategie van de organisatie. Wees alert op algemeenheden en maak het zo specifiek mogelijk. Probeer ook zicht te krijgen op het financieel gedrag en bestedingspatroon van de bestuurder buiten het bedrijf. Wanneer de bestuurder weet dat dit regelmatig aan de orde komt, zet je daarmee een soort automatisch systeem in werking dat ervoor zorgt dat een bestuurder niet zo snel in de verleiding komt om dingen anders te doen dan van te voren is afgesproken.
Instrumenten
Ga ook het gesprek aan met andere mensen in de organisatie. Naast managementinformatie is dit ook een manier om in control te blijven. Vaak wordt bepaald gedrag wel opgemerkt, maar is de stap naar de RvT een brug te ver. Of je hoort dat een plan uitgebreid in discussie is geweest binnen de organisatie, dat men het niet eens was met de bestuurder, maar dat de directeur toch zijn zin doordreef. Naast het gesprek zijn er ook zaken als inkoopprocedures. Die horen transparant te zijn en gedeeld te worden met opdrachtgevers. Functiescheiding is weer een ander middel: een directeur geeft een opdracht, en iemand anders handelt die financieel af. Ook betalingslimieten moeten helder zijn. Zorg bijvoorbeeld dat zo’n limiet eenmalig hoger is voor de betaling van het vakantiegeld, in plaats van een structureel hoge limiet toe te staan.
Risicomatrix
Een risicomatrix is een ander instrument om in de RvT-vergadering zicht te krijgen op de (financiële) risico’s die een organisatie loopt. Hierin breng je in kaart met welke risico’s een organisatie te maken kan krijgen. Je maakt inzichtelijk wat de kans en de impact is van een gebeurtenis en welke maatregelen de organisatie kan nemen om de effecten ervan te mitigeren. Je kent een score toe aan risico en aan impact en vermenigvuldigt deze. Het overzicht dat zo ontstaat helpt de RvT op een andere manier in control te blijven en het gesprek aan te gaan. Dit kan voor rust zorgen in de organisatie. De kans op verrassingen en daarmee gepaard gaande paniekreacties die veel tijd en geld kosten, neemt aanzienlijk af.
Business intelligence
Al deze zaken rondom toezicht op financiën en risicomanagement komen uitgebreid aan de orde in onze nieuwe verdiepingsmodule ‘Toezicht op financiën & business intelligence’. Dit laatste onderdeel gaat over de kritische succesfactoren voor een organisatie, prestatie-indicatoren die daarvoor gelden, normstelling en de maatregelen die de organisatie neemt om die normen ook te halen. Ook je gedragsindicatoren worden hierin opgenomen.
De inzet van business intelligence geeft je als toezichthouder zicht op de voortgang van processen en antwoord op de vraag of de organisatie ook voldoende leert en innoveert om op de lange termijn voldoende impact te maken en financieel robuust blijft. Deze kennis is overigens niet alleen van belang voor leden van een commissie financiën.
Tenslotte is de gehele RvT er verantwoordelijk voor dat de organisatie zich houdt aan de doelstellingen en dat de middelen die daarvoor nodig zijn op een efficiënte en effectieve wijze worden ingezet.
Meer weten? De verdiepingsmodule ‘Toezicht op financiën en business intelligence‘ kun je volgen.
Je kunt je ook meteen inschrijven.
Voor vragen kun je altijd contact opnemen met Caroline Wijntjes.