Hoe je als toezichthouder het gedrag achter financiën doorziet

Voor toezichthouders zijn financiën nog wel eens abstract en daarom ga je op zoek naar de verantwoording van de cijfers. Zo kun je de bestuurder controle vragen stellen over hoe de cijfers tot stand zijn gekomen. Interessanter is echter hoe je toezicht houdt op het gedrag achter deze cijfers. En dat gebeurt heel vaak nog niet, of pas als het te laat is.

FinanciënAllereerst is van belang dat iedere toezichthouder verstand van financiën heeft. Ongeacht het aandachtsgebied in je RvT. Dit zorgt ervoor dat je gezamenlijk beslissingen kunt nemen en kunt doorgronden waar het nu echt om gaat. Hoe doorzie je als toezichthouder het gedrag achter financiën?

Toezicht op gedrag

Als toezichthouder van maatschappelijke organisaties is het belangrijk dat je toezicht houdt op de bestedingen van gemeenschapsgelden. Bij het toezicht op een winst georiënteerde onderneming zie je vaak dat aandeelhouders willen dat er toezicht is. Het is van belang dat je eerst begrijpt met welke financiële regelgeving je te maken hebt. Als je dat inzichtelijk hebt, kun je kijken naar de gedragsmatige kant in je toezicht op financiën. Dat je weet en begrijpt hoe een bestuurder in elkaar zit en welke belangen er meespelen. Bijvoorbeeld: vertelt de bestuurder een consistent verhaal als het gaat om financiën? Als er voorstellen worden gepresenteerd, begrijp je dan de ambities van de organisatie? Maar ook: wees kritisch en vraag door. Is de bestuurder nu bezig om de eigen ambities waar te maken of dient die (ook) de ambities van de organisatie?

Daag de bestuurder uit om een goede onderbouwing achter de regels te geven

Daag de bestuurder uit

In hoeverre is de bestuurder bewust van de maatschappelijke transities die de organisatie raken? Dat vraagt ook van jou als toezichthouder om nieuwe ontwikkelingen op de voet te volgen. Er zijn veel bestuurders die veelal volgens de regels werken. Als toezichthouder is het van belang dat je goed in kaart brengt of de bestuurder misschien wel veel minder strak is dan dat hij of zij doet voorkomen. Daag de bestuurder uit om een goede onderbouwing achter de regels te geven. Waarbij je op een waarderende wijze doorvraagt en ook kansen benoemt. 

Ontdek het lek

Het kan zijn dat je te maken hebt met een bestuurder die schade aanbrengt door zijn gedrag en de organisatie in problemen brengt met zijn financiële keuzes. Dat ligt niet altijd voor de hand, maar we kennen de voorbeelden in Nederland wel. Dit gedrag kan allerlei redenen hebben: van een gokverslaving of een te hoog uitgavenpatroon tot in een scheiding liggen, een ernstig ziek kind of mogelijk dat de bestuurder met verkeerde vrienden te maken heeft. Dan kan het zomaar gebeuren dat de bestuurder op zoek gaat naar mogelijkheden om geld te onttrekken van de organisatie. Dat gaat meestal heel onopvallend. Bestuurders kunnen dan lang hun gang gaan voordat het wordt gezien. De reden dat dit toch gebeurt is dat toezichthouders niet altijd even goed doorvragen op het gedrag dat we zien. Gaat de bestuurder ineens in een dure wijk wonen of staat er een dure auto op de oprit? Waar betaalt hij of zij dat van? Het kan ook zijn dat een bestuurder vindt dat hij te weinig verdient, en bepaalde kosten extra in rekening brengt bij de organisatie. 

Dit betekent voor jou als toezichthouder: laat jezelf zien in de organisatie

Open je ogen

Het is belangrijk dat je goed kijkt of bijvoorbeeld de controller van de organisatie tegenwicht geeft om de bestuurder op diens gedrag aan te spreken. Zorg voor korte lijnen tussen de controller en de leden van de RvT, bijvoorbeeld via de auditcommissie, zodat de controller signalen durft af te geven. Dit betekent voor jou als toezichthouder: laat jezelf zien in de organisatie. De meeste signalen vang je op bij de koffiezetautomaat. Uit informele gesprekken blijkt of de organisatie wel of niet in control is. Gebruik je mensenkennis en vraag door. Doe dat op een gezonde, naïeve manier. Ga vooral niet uit van wat je denkt dat je weet, maar stel ze. In dat soort gesprekken komen zaken achter de cijfers boven tafel. Als de bestuurder dominant is en niet persoonlijk zijn issues deelt, dan zijn er kennelijk zaken die niet helemaal gaan zoals het hoort. 

Zorg voor goede gedragsregels

Wanneer is iets een geschenk? Wanneer mag iemand dat ontvangen? Of wil iemand iets omkopen? Allemaal belangrijke zaken om te toetsen. Maar ook: zorg dat tijdens vakanties financiële processen goed doorlopen, zodat die niet afhankelijk zijn van één persoon. Zorg in je toezicht dat geborgd is wie bevoegd is om uitgaven tot bepaalde bedragen te voldoen, en is het bedrag te hoog dat er een second opinion is geregeld. Juist gemeenschapsgeld vraagt om extra verantwoordelijkheid. Besef dat je toezicht houdt op geld van een ander en niet op het geld van de bestuurder zelf. Op het moment dat je ziet dat de bestuurder in één keer een besluit wil nemen waar jij nog niet aan toe bent, zorg dan voor een time-out. In tussentijd kun jij samen met je collega toezichthouders toetsen of de intenties van de bestuurder juist zijn, en of de belangen van de organisatie worden gediend.

Tijdens de verdiepingsmodule Toezicht op financiën & business intelligence leer je effectief toezicht houden op financieel gedrag, data en informatie. Ook werk je het toetsingskader uit op een manier die werkt voor jou RvT. Kijk voor meer informatie . Of neem contact op met Caroline Wijntjes. 

Een gedachte over “Hoe je als toezichthouder het gedrag achter financiën doorziet

  1. Ivar Volder

    Ik vrees dat er voor heel veel toezichthouders nog een lange weg te gaan is, zeker gezien het aantal missers in vele bedrijven en instellingen, al dan niet overheidgebonden.

    Reageren

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *