Jij trapt er toch niet in?
Onderdeel van toezicht nieuwe stijl is dat toezichthouders kritisch naar hun eigen functioneren durven kijken. Professiona-liseringstrajecten en zelfevaluaties zijn geschikte momenten om dat op een gestructureerde manier te doen.
Bij beiden vervult De Erkende Toezicht-houder regelmatig de rol van procesbegeleider. RvT’s en RvC’s vragen om onze expertise bij het zetten van hun volgende stap naar nieuw toezicht. Dat is altijd weer bijzonder om mee te mogen maken, en wij dragen er dan ook met veel plezier ons steentje aan bij.
Valkuil
Regelmatig maakt De Erkende Toezichthouder echter mee dat de teamdynamiek een rem is in de transitie naar het nieuwe toezicht. Bij professionaliseringstrajecten wil de RvT nog wel eens insteken op de inhoud van het toezicht (zoals bijvoorbeeld: hoe houden we toezicht op het stakeholderbeleid) en is het relatie-aspect onderbelicht. Dat is jammer, want juíst die relatie binnen de RvT en/of met de bestuurder en stakeholders moeten eerst klaar zijn voor deze transitie.
Lastig onderwerp
In de samenwerking tussen toezichthouders kan er sprake zijn van disfunctionele gedragspatronen en botsende stijlen, wat irritatie, teleurstelling of conflicten veroorzaakt. Heel menselijk. Vaak is dat sluimerend aanwezig, maar wel voelbaar en soms zelfs zichtbaar. Meestal is de RvT aarzelend of voorzichtig en wordt er (nog) niet ingegrepen, want het blijkt toch een lastig onderwerp.
Onder de wateroppervlakte
Wanneer de RvT in een professionaliseringstraject zich vervolgens intensiever gaat verdiepen in hoe ze aan hun nieuwe toezicht kunnen gaan bouwen, komt een en ander alsnog aan de oppervlakte. Het advies is dan om ‘onder de wateroppervlakte’ te kijken en eerst de betekenis van de onderlinge relaties te bespreken voordat je verder gaat op de inhoud.
Professionele distantie
Wanneer een RvT naast de inhoud van het toezicht ook de eigen onderlinge relatie op waarde schat, wordt vaak een externe adviseur ingeschakeld. De ervaring leert dat de RvT en de bestuurder de professionele distantie van een onafhankelijke ‘buitenstaander’ bijzonder waardevol vinden. Een van de RvT’s die De Erkende Toezichthouder vroeg om hun professionalisering te begeleiden, is hiervan een mooi voorbeeld.
Uit de praktijk: begeleide professionalisering van RvT LIMOR
Nyncke Bouma* is sinds kort toezichthouder bij LIMOR, de Landelijke Instelling voor Maatschappelijke Ondersteuning en Rehabilitatie. Mede op initiatief van de twee nieuwe leden in de RvT ontstond de behoefte aan een wat bredere reflectie op de waarde die de RvT zelf kan toevoegen voor de cliënten en de organisatie, en hoe je dat als toezichthouders samen met de bestuurder aan kunt pakken. Ook zag Nyncke dat er in het toezicht veel waarde werd gehecht aan financiële gegevens en gedetailleerde procesinformatie.
Iemand van buitenaf met gedegen kennis van nieuw toezicht zou door het stellen van de juiste vragen kunnen ondersteunen bij het aanpassen van de mindset. Van de basismodule Op weg naar Nieuw Toezicht was Nyncke bekend met het gedachtengoed over het nieuwe toezicht van De Erkende Toezichthouder en zo was de verbinding snel gelegd.
De blik naar voren
“Caroline Wijntjes begon met het interviewen van alle vijf leden van de RvT en van de bestuurder. Ze stelde haar vragen zorgvuldig en met veel aandacht en wist de situatie, achtergronden en alle behoeften heel precies te achterhalen. Met 40% nieuwe leden in de RvT was het ieders wens de blik naar voren te richten, en daarom legde ze het accent op het vertalen van onze behoeften naar de toekomst.
Veilig voelen
We bespraken de bevindingen onderling en ook met de bestuurder en gingen intensief aan de slag. Dat vond plaats in een prettige, open sfeer. Het was niet altijd gemakkelijk, maar wel opbouwend. Caroline is een integere en deskundige vrouw met oprechte aandacht, en dat zorgt ervoor dat iedereen zich veilig voelde om zich uit te spreken en zich kwetsbaar op te stellen. Gewenste veranderingen in gedragspatronen kwamen aan de orde en werden voor het eerst geoefend, en dat straalde direct al positief af op het resultaat van de RvT-vergadering die daarop volgde.
Omslag maken
Onze belangrijkste uitkomst was dat de klankbordfunctie van de RvT een veel nadrukkelijker rol krijgt in de samenwerking met de bestuurder. Het uitgangspunt is daarbij steeds de toegevoegde waarde vanuit cliëntperspectief. Ook gaan we meer aandacht besteden aan reflectie en minder aan verantwoording en controle. We realiseren ons dat deze verschuiving naar meer vernieuwend toezicht houden tijd en oefening kost. Dat betekent dat we planmatig afspraken gaan maken.
Samen met de bestuurder bepalen we welke accenten we gaan leggen in het toezicht. Met veel oefenen, geregeld te reflecteren en evalueren gaan we ons dat eigen maken en daarvoor staan alle neuzen nu in dezelfde richting. Het proces heeft duidelijk positief effect gehad op de RvT als geheel, op de individuele leden én op de samenwerking met de bestuurder.”
Grote variatie
Bovenstaand voorbeeld laat een proces zien waarin weliswaar herijking nodig is van je toezicht, maar met het besef dat het allereerst begint bij de RvT-leden zelf. Iedereen heeft elkaar weer gevonden en daar hoort een nieuwe gezamenlijke taal bij.
Een andere uitkomst van een professionaliseringstraject kan zijn dat een of meer leden van de RvT vervroegd aftreden. Ze hebben weliswaar oog voor de veranderingen die de organisatie en het toezicht nodig hebben, maar zien daarin niet meer een rol voor zichzelf weggelegd.
Ook kan het voldoende zijn dat toezichthouders en bestuurders ‘alleen maar’ hun frustratie of teleurstelling een keer goed uitspreken om de lucht te klaren en elkaars kracht en de betekenis daarvan beter te leren kennen. Vervolgens kan men weer verder. Steeds vaker zien we in professionaliseringstrajecten dat een RvT zijn eigen ontwikkelingspad met ons heeft uitgestippeld, waarin we over een langere periode ondersteunen op momenten dat we toegevoegde waarde leveren op zowel relatie, inhoud als proces. Wij juichen deze manier van ontwikkelen van harte toe.
Meer weten over begeleiding van zelfevaluaties of professionaliseringstrajecten
door De Erkende Toezichthouder?
Neem dan contact op met Caroline Wijntjes
*Nyncke Bouma is bestuurder bij Pro Senectute en toezichthouder bij LIMOR.