Toen Viola Peulen in 2019 toetrad tot de Raad van Toezicht van het MDL Fonds, had ze al een stevige achtergrond in marketing, communicatie en fondsenwerving. Wat ze nog zocht? Een manier om haar ervaring in te zetten voor een maatschappelijk doel. “Ik was altijd al geboeid door de dynamiek tussen bestuur en toezicht. De driehoek strategie, bestuur en communicatie: daar voel ik me thuis.”
Vier jaar later zet Viola bij het MDL Fonds de stap naar het voorzitterschap. “De toenmalige voorzitter vertrok en vroeg of ik het stokje wilde overnemen. Ik heb er even over nagedacht, maar besefte: als ik het ooit wil doen, is dit het moment.” Wel onder één voorwaarde: dat de andere RvT-leden het ondersteunden.
Nieuw leiderschap, nieuwe rol
De rol van voorzitter bevalt Viola goed, al was het natuurlijk even wennen. “In mijn dagelijkse werk ben ik directeur, dus het voorzitten zelf is voor mij niet zo spannend. Maar als voorzitter van een RvT komen er wel andere dingen bij kijken. Daarnaast ben ik iemand die alles goed wil doen. En dat kost tijd.” Zeker omdat de start van haar voorzitterschap samenvalt met de komst van een nieuwe bestuurder. “Dat maakte het extra spannend. Niet omdat het niet goed ging, maar omdat je meteen in een fase zit waarin je elkaar moet leren kennen en vertrouwen moet opbouwen.”
Voor Viola is het belangrijk om als voorzitter ruimte te creëren. “Ik wil dat vergaderingen goed verlopen, dat iedereen zijn mening durft te geven, en dat we het ook leuk hebben met elkaar. Uiteindelijk zijn we er met z’n allen om het doel van het MDL Fonds te ondersteunen. Om dat te bereiken moet je goed kunnen samenwerken.”
Leren door intervisie
In deze nieuwe rol vond Viola het waardevol om begeleiding te zoeken. “We hebben als hele RvT Caroline van De Erkende Toezichthouder uitgenodigd voor een sessie over onze rol en verantwoordelijkheden. Voor een aantal nieuwe leden bij de RvT van het MDL Fonds was dit hun eerste toezichthoudende functie. Dan is het goed om met elkaar scherp te hebben: waar sta je voor? Wat vind je belangrijk in het toezicht?
Voor zichzelf besloot Viola om vervolgens ook deel te nemen aan de intervisiegroep speciaal voor voorzitters. “Een goede zet. Je bespreekt casussen met andere voorzitters en krijgt adviezen en nieuwe perspectieven. Dat helpt enorm om bij je eigen rol stil te staan. Hoe houd je bijvoorbeeld professionele afstand tot de bestuurder, terwijl je ook klankbord en sparringpartner wilt zijn?”
Dat spanningsveld – nabij zijn, maar niet te dichtbij – is iets waar Viola regelmatig bij stilstaat. “Je hebt als toezichthouder drie rollen: die in de wettelijke zin, die van werkgever van de bestuurder en die van adviseur of klankbord. Dan is het belangrijk dat je in de vergadering duidelijk bent over welke pet je op hebt. En dat je een sfeer creëert waarin de bestuurder zich vrij voelt om advies te vragen, en wij ons vrij voelen om dat te geven.”
Tip voor andere voorzitters
Voorzitten is dus veel meer dan de vergadering leiden, merkt Viola. Het gaat om het bewaken van proces, inhoud én relaties. Haar belangrijkste tip voor andere (beginnende) voorzitters? “Doe aan intervisie met je RvT, door vaker stil te staan bij hoe je het doet. En met andere voorzitters, al dan niet onder begeleiding. Gun jezelf dat moment van reflectie. Vraag jezelf af: hoe doe ik het? Hoe doen wij het? Wat vraagt deze rol van mij en van ons? En leer van anderen.”
Over Viola Peulen
Viola Peulen (63) werkt als directeur marketing, communicatie en PR bij Fontys Hogeschool en heeft eerder functies vervuld bij onder andere Radboudumc, Wageningen UR en Douwe Egberts. Sinds 2019 is ze lid van de RvT van het MDL Fonds en sinds november 2023 voorzitter.