Een Raad van Toezicht oprichten klinkt overzichtelijk. Tot je er middenin zit. Welke profielen heb je nodig? Hoe verdeel je rollen en verantwoordelijkheden? Wat zet je in de statuten? En misschien nog belangrijker: hoe zorg je dat mensen vertrouwen krijgen in een nieuwe organisatie?
Voor die uitdaging staan Arjan Miedema en Marjolein Andringa-Mann van de Directie Kansengelijkheid en Onderwijsondersteuning van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW). Zij werken mee aan de oprichting van Stichting Ziezon: een landelijke stichting met een wettelijke taak voor onderwijsondersteuning van scholen met zieke leerlingen.
Deze stichting ontstaat vanuit negentien verschillende organisaties. Een complexe opgave dus. Zeker omdat het oprichten van een nieuwe organisatie geen dagelijkse kost is. “Toch weten we één ding heel zeker”, vertelt Marjolein. “Stap één moet zijn: een goede RvT vormen.”
De eerste stap
Marjolein raakte eind 2022 betrokken bij de voorbereiding van Stichting Ziezon. Vanuit haar rol als coördinerend beleidsmedewerker bij OCW kreeg ze te maken met een vraagstuk dat buiten de normale beleidspraktijk viel. “Het wetsproces was nog gaande: de minister zou een stichting aanwijzen voor onderwijsondersteuning aan zieke kinderen. Alleen, die stichting bestond nog niet. Tegelijk moest er een personele overgang worden voorbereid vanuit negentien organisaties naar één nieuwe stichting. Daar komt veel bij kijken en het luistert ontzettend nauw.”
De eerste stap? Toezicht goed organiseren. “De RvT benoemt de directeur-bestuurder. We beseften heel goed dat dit specialistisch werk is. Daarom zijn we op zoek gegaan naar ondersteuning.” We kwamen uit bij De Erkende Toezichthouder. “Het eerste contact voelde meteen goed. Ze wist waar ze het over had, maar begreep ook onze context en de gevoeligheden van het traject.”
Meer dan alleen vacatures invullen
Een RvT oprichten gaat verder dan een paar profielen schrijven en gesprekken voeren. Dat merken Arjan en Marjolein al snel. “We moeten nadenken over de statuten”, vertelt Marjolein. “Welke bevoegdheden krijgt de RvT? Hoe regel je de beloning? Welke expertise moet er aan tafel zitten? Hoe stel je een RvT samen die inhoudelijk sterk is én past bij de organisatie?” Juist in die beginfase maakt de aanpak volgens Arjan veel verschil.
“Caroline ging allereerst met veel mensen uit de organisaties in gesprek. Niet meteen vacatures schrijven, maar echt ophalen: Waar staat deze stichting voor? Wat moet voelbaar zijn in de teksten?” Dat blijkt cruciaal. “We gingen van negentien organisaties naar één stichting. Woorden doen er dan toe. Mensen moeten zichzelf herkennen in de richting die je kiest en juist dat voorwerk heeft enorm geholpen.”
Vertrouwen organiseren
Bij veranderingen draait het niet alleen om structuur. Minstens zo belangrijk is vertrouwen. Volgens Marjolein speelt dat in dit traject voortdurend mee. “Wij hebben een opdracht en duidelijke doelen. Maar dat lukt alleen als medewerkers van al die organisaties vertrouwen voelen in de nieuwe stichting. Anders krijg je weerstand of onzekerheid.”
De Erkende Toezichthouder helpt niet alleen inhoudelijk, maar brengt ook rust in het proces. “Ik kan Caroline altijd bellen om te sparren”, vertelt Marjolein. “Daarnaast sluit ze aan bij klankbordgroepen met alle organisaties. Dat geeft vertrouwen. Door haar kennis, maar ook door de manier waarop ze het gesprek voert.”
Mensen voelen zich gehoord
Ook de werving en selectie van toezichthouders vraagt veel aandacht. Er komen tientallen kandidaten voorbij. Arjan ziet hoe zorgvuldig dat proces wordt aangepakt. “Wat mij opvalt: hoe persoonlijk iedereen benaderd wordt. Er is oprecht aandacht voor mensen en kandidaten voelen zich gehoord en serieus genomen.”
Hij herinnert zich ook de nazorg na gesprekken. “HR-adviseur Remco belt kandidaten vaak nog dezelfde dag. Niet pas na een weekend. Dat klinkt klein, maar in spannende trajecten maakt dat veel verschil.” Volgens Arjan helpt het enorm als iemand rust brengt. “Er gebeurt veel tegelijk. Dan heb je mensen nodig die overzicht houden én oog hebben voor de mens achter de kandidaat.”
Ook ruimte voor tegenspraak
Een goed proces betekent niet dat je het altijd met elkaar eens bent. Juist de ruimte voor discussie maakt de samenwerking sterk, vertelt Arjan. “De Erkende Toezichthouder kwam met voorstellen om de benoemingscommissie te helpen, maar die vond ik te sturend. Dan komen ze met nieuwe opties en dat vind ik prettig. Je merkt dan dat er echt ruimte is om samen keuzes te maken.”
Volgens hem zit daar de kracht van een goede begeleiding. “Op alle punten in het traject hebben de adviezen ons geholpen om het traject zorgvuldig te doorlopen.”
Ik heb altijd vertrouwen gevoeld
Nu de stichting staat, kijken Arjan en Marjolein positief terug op het traject. “Absoluut”, zegt Marjolein zonder twijfel. “Vanaf het moment dat De Erkende Toezichthouder betrokken is, voel ik het vertrouwen dat we het toezicht voor de nieuwe stichting goed geregeld krijgen.”
Dat zit voor haar niet alleen in expertise. “Natuurlijk helpt kennis en ervaring, maar uiteindelijk draait het ook om hoe je mensen meeneemt. Dat vertrouwen creëren is misschien wel het belangrijkste.”
De Erkende Toezichthouder heeft voor het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap het gehele werving- en selectietraject voor de nieuwe RvT en de directeur-bestuurder van stichting Ziezon op zich genomen. Mocht je hier interesse of vragen over hebben, neem gerust vrijblijvend contact op met Caroline Wijntjes.