Hoe zorg je dat jouw Raad van Toezicht niet alleen de juiste expertise in huis heeft, maar ook als team goed functioneert? Voor de RvT van Fers in Leeuwarden werd die vraag extra actueel toen twee van de vier plekken vrijkwamen. Samen met Caroline Wijntjes gaan RvT-voorzitter Engelien Reitsma en RvT-lid Dennis de Jong op zoek naar nieuwe collega’s. Daarbij kijken ze verder dan alleen de benodigde kennis en ervaring.
Een Raad van Toezicht die voor de helft vernieuwt, dat is nogal wat. Toch zien Engelien en Dennis de veranderingen binnen de RvT van Fers vooral als een kans. Fers is de provinciale ondersteuningsinstelling voor de Friese bibliotheken en werkt ook voor andere maatschappelijke en culturele organisaties, met als doel om iedere inwoner van Friesland mee te laten doen aan de samenleving. Na een periode van bestuurlijke wisselingen, waaronder de komst van een nieuwe directeur-bestuurder en nu twee nieuwe RvT-leden, staat de organisatie Fers aan het begin van een nieuwe fase. Daar hoort, volgens beide toezichthouders ook een frisse blik bij.
Eerst kijken wat de organisatie nodig heeft
De afgelopen jaren vroegen veel van de RvT-leden. Na het vertrek van een directeur-bestuurder het afgelopen jaar moest de RvT op zoek naar een geschikte opvolger. Daarbij stond één vraag centraal: wat heeft Fers de komende jaren nodig? “We hebben het Fries Bibliotheken Netwerk en andere verbonden organisaties zoals Planbureau Fryslan en subsidieverstrekker Provincie Fryslan gevraagd naar wat zij nodig vinden voor de toekomst van Fers. Met die inzichten hebben we een profiel opgesteld voor de nieuwe directeur-bestuurder. En met succes.”
Ook de ondernemingsraad (OR) en het managementteam kregen een plek aan tafel. Hoewel de RvT uiteindelijk verantwoordelijk is voor de benoeming, vond de voltallige RvT het belangrijk om verschillende perspectieven mee te nemen. Die aanpak vormt ook de basis voor de zoektocht naar nieuwe toezichthouders.
Durf kritisch naar je eigen positie te kijken
Dat de RvT twee nieuwe leden zoekt, heeft te maken met aflopende zittingstermijnen. Daarnaast koos Engelien ervoor om na vier jaar het voorzitterschap over te dragen, en haar laatste twee jaar als lid verder te gaan. “Ik vind dat je als voorzitter kritisch moet blijven op je eigen houdbaarheid”, vertelt ze over haar keuze. “Je moet ook weten wanneer het goed is dat iemand anders het stokje overneemt. Op een gegeven moment raak je zo verweven met een organisatie, dat een frisse blik van iemand anders waardevol kan zijn.” Ze ziet juist meerwaarde in een geleidelijke overdracht. “Ik blijf nog twee jaar als lid aan. Daardoor kan de nieuwe RvT-voorzitter terugvallen op mijn kennis, ervaring en netwerk.”
Met twee openstaande posities moet de RvT opnieuw bepalen welke kennis en vaardigheden gaan ontbreken binnen de RvT. Eén ding was duidelijk: de financiën en maatschappelijke impact verdient de komende jaren extra aandacht. Daarom kwam er een profiel met een duidelijke financiële focus, maar wel in combinatie met maatschappelijke impact. Voor de andere positie zocht de RvT een nieuwe voorzitter met als aandachtsgebied organisatieontwikkeling.
Maar daarmee waren de profielen nog niet compleet. Tijdens de gesprekken met Caroline Wijntjes komt ook de onderlinge samenwerking nadrukkelijk aan bod. “We hebben niet alleen naar de aandachtsgebieden gekeken, maar ook naar de vraag welk type mensen Dennis en mij goed aanvullen”, vertelt Engelien. “Wat heeft het team nodig om straks met vier personen een sterke RvT te vormen?”
Dat vraagt om verder te kijken dan een curriculum vitae alleen. Iemand kan op papier uitstekend bij een vacature passen, maar de passendheid in het team is minstens zo belangrijk. Welke persoonlijkheden vullen elkaar goed aan? Wie brengt een ander perspectief mee? En hoe zorg je dat er ruimte blijft voor verschillende meningen? Caroline nam die vragen mee bij het zoeken naar geschikte kandidaten.
Een externe blik helpt om scherper te kiezen
De samenwerking met De Erkende Toezichthouder is voor Fers niet nieuw. Caroline begeleidde de RvT al bij een aantal zelfevaluaties, en ondersteunde eerder bij de werving van twee toezichthouders, onder wie Dennis. Voor de nieuwe vacatures koos Fers voor een verkort werving- en selectietraject. De Erkende Toezichthouder stelt dan de vacaturetekst op, verzorgt de publicatie en zoekt in het eigen netwerk naar geschikte kandidaten. Caroline voert de eerste gesprekken, en draagt een shortlist met kandidaten voor aan de selectiecommissie. De selectiegesprekken zelf blijven in handen van Fers. “Uiteindelijk nemen wij als RvT de beslissing, maar je moet zo’n keuze niet helemaal alleen willen maken”, vindt Dennis. Juist door de OR en de directeur-bestuurder te betrekken, ontstaat een completer beeld van wat de organisatie nodig heeft.
Nieuwe RvT-leden vragen om een nieuwe start
Per 1 februari komend jaar verwelkomt Fers de nieuwe toezichthouders. Daarmee bestaat de helft van de RvT uit nieuwe gezichten. Dennis en Engelien kijken daar positief naar. “Het betekent ook weer de start van een nieuwe periode”, zegt Engelien. “Met ook een nieuwe directeur-bestuurder is dit een mooi moment om samen verder te bouwen.”
Hoe ze ervoor gaan zorgen dat deze nieuwe samenstelling gaat werken? Dennis benadrukt het belang van een goed inwerkprogramma. “Het gaat niet alleen om het lezen van stukken. Nieuwe toezichthouders moeten de organisatie en het netwerk echt leren kennen.” Daarnaast willen ze samen met de nieuwe collega’s werken aan de herijking van hun toezichtplan. Hoe willen ze samenwerken? Wat verwachten ze van elkaar? En welke rol heeft de nieuwe voorzitter daarin?
‘De voorzitter moet ervoor zorgen dat het team gaat vliegen’
Wat voor RvT Fers over enkele jaren wil zijn, vinden Dennis en Engelien lastig om nu al precies te bepalen. Samen met de nieuwe toezichthouders willen ze daar richting aan geven. Wel weten ze welke eigenschappen ze willen behouden: een benaderbare RvT die kritisch durft te zijn, constructief meedenkt en ruimte biedt voor twijfel. “Je moet ook tegen elkaar kunnen zeggen: hier moeten we nog een nachtje over slapen”, zegt Dennis. “Of gewoon erkennen dat je iets nog niet weet.”
Engelien hoopt bovendien dat meer ervaren toezichthouders de stap naar het voorzitterschap durven te zetten. “Voor een voorzittersfunctie melden zich doorgaans minder kandidaten, dat hebben wij ook gezien. Dat vind ik jammer, want het is een prachtige rol. Je kijkt naar de verschillende mensen in je RvT en zorgt dat ze goed met elkaar samenwerken. Je bent eigenlijk een soort oliemannetje binnen de RvT, en in de relatie tussen RvT en bestuurder. Als je vervolgens ziet dat het team gaat vliegen, is dat misschien wel het mooiste wat er is.”
Haar belangrijkste advies aan andere RvT’s die voor een dergelijke verandering staan? Kijk verder dan de vacature die je moet invullen. Betrek de organisatie, wees kritisch op je eigen functioneren en onderzoek welke combinatie van mensen de RvT als geheel sterker maakt.
Ook op zoek naar versterking voor jouw RvT?
Een nieuwe toezichthouder vinden vraagt om meer dan het invullen van een vacature. Welke kennis en ervaring zijn er nodig? Welke persoonlijkheden en vaardigheden vullen jullie aan? En waaraan heeft de organisatie de komende jaren behoefte? De Erkende Toezichthouder helpt RvT’s en RvC’s bij het vinden van geschikte kandidaten die staan voor toezicht nieuwe stijl. Daarbij is er niet alleen aandacht voor individuele kwaliteiten, maar ook voor een sterke teamsamenstelling van je RvT.
Wil je weten wat De Erkende Toezichthouder ook voor jouw RvT kan betekenen in jullie werving- en selectietraject? Neem contact op met Caroline Wijntjes en ontdek de mogelijkheden.