Hoe je als RvT eenvoudig een essentiële professionaliseringsslag maakt.
Als ik zelf een training volg, vind ik het heel prettig te merken dat de docent datzelfde leerproces heeft doorlopen en mijn valkuilen en de groeimomenten herkent. Dat geeft mij het vertrouwen dat die docent mij op de juiste wijze kan ondersteunen bij wat ik ga leren. Voor mij heeft dat echt meerwaarde. Bij De Erkende Toezichthouder werken we daarom ook op die manier.
In onderstaand interview laat docent en toezichthouder (met ruim 10 jaar ervaring) 
Elma Hafkamp zien welk leerproces zij samen met haar RvT doorliep op het gebied van de juiste vragen stellen. Voor Elma en haar RvT was dit enorm waardevol. Het leidde tot een professionaliseringsslag die ook door de bestuurder bijzonder gewaardeerd werd.
Bij De Erkende Toezichthouder is Elma onder meer docent van de verdiepingsmodule ‘De juiste vragen stellen; het lijkt zo simpel’.
Wat was de reden dat je met jouw RvT een workshop volgde over vragen stellen?
“Tijdens onze jaarlijkse evaluatie met de bestuurder sprak deze de wens uit dat hij als sparringpartner graag meer uitgedaagd wilde worden door onze RvT. Als instrument daarvoor kozen wij het stellen van de juiste vragen. Eerlijk gezegd had ik daar gemengde gevoelens over. Ik wil graag mijn kennis uitbreiden, maar weet nog dat ik dacht: ‘Dat kan ik al.’ Tijdens zelfevaluaties kreeg ik namelijk vaak als feedback dat ik niet alleen goed onverwachte vragen kan stellen, maar ook ‘rot’ vragen.“
Zo moeilijk is dat toch niet, vragen stellen?
“Dat zou je misschien zeggen, maar het gaat over veel meer dan hoe je de juiste (inhoudelijke) vraag stelt. De informatiebehoefte van de toezichthouder staat voorop: hoe krijg ik precies die informatie boven tafel die ik nodig heb om goed en effectief toezicht te houden. Daarnaast heb ik ervaren dat het leereffect nog groter wordt door de workshop met de hele RvT te volgen. Als je ieders kwaliteiten goed inzet, ben je als RvT veel meer dan de optelsom van individuen.”
Waar zat voor jou de grootste winst?
“Dat heeft vooral met bewustwording van de verschillende niveaus van informatie te maken. Je kunt vragen stellen op verschillende niveaus, zoals inhoud, proces en relatie. Als je je dat realiseert én je kunt vervolgens goed schakelen tussen die niveaus, dan maakt dat het doorvragen eenvoudiger en sterker. Bij het luisteren naar de antwoorden zie je die niveaus ook terug. Als je je realiseert dat je ook op de lichaamstaal kunt letten, krijg je toegang tot een ander niveau van informatie.
Zo zag ik bij een latere vergadering ineens dat de bestuurder met zijn voet begon te wiebelen toen hij een vraag kreeg over de financiële impact van een van zijn besluiten. Eerder had ik misschien genoegen genomen met alleen zijn antwoord, nu ben ik gaan doorvragen op een ander niveau, namelijk ‘wat maakt dat je wiebelt met je voet’. Uiteindelijk bleek dat hij eigenlijk twijfelde aan de juistheid van zijn beslissing!”
Van welke valkuilen werd jij je bewust?
“Bij het oefenen ontdekte ik dat je bij het voorbereiden van een vergadering vaak al last hebt van een soort vooringenomenheid. Tijdens een rollenspel vielen wij allemaal in dezelfde valkuil. Voor een nieuw project stonden alle signalen op rood, en we wilden daarom dat de bestuurder zou stoppen met dit project. We bleven maar doorvragen op die waarschuwingssignalen betreffende de relatie. Later bleek echter dat er essentiële informatie miste en dat, door die mee te nemen, het project juist het groene licht kon krijgen. We hadden meer procesvragen moeten stellen.
Dit was heel herkenbaar, want op een andere plek heb ik juist het omgekeerde ervaren. Een voorstel van de bestuurders had een businesscase die er op papier heel gunstig uit zag, maar twee van onze toezichthouders hadden er geen goed gevoel bij op grond van ervaringen uit het verleden met de samenwerkingspartners. Toch voeren ze blind op de cijfers en het project ging door. Inmiddels weten we hoe belangrijk het is om veel meer door te vragen op de relatie en dat inhoud dan minder relevant wordt. Ook doorvragen op de motivatie van de bestuurder blijkt in zo’n situatie goed te helpen om ervoor te zorgen dat projecten geen prestigeprojecten zijn, maar bijdragen aan de maatschappelijke rol van de organisatie.”
Hoe verbeterde het functioneren van jou en je RvT nog meer?
“Een ander inzicht was dat mijn communicatiestijl vooral die is van een ‘bij-de-les-houder’. Ik let vooral op besluitvormingsprocedures, consistentie van beleid, tijdigheid en juistheid van rapportages. De stijl die ik daarbij hanteer is ‘goed voorbereiden, procedureel-formeel, analytisch en met hoe-vragen’. Maar er zijn meerdere invalshoeken mogelijk: vragen vanuit de output, het proces of de ruimte bijvoorbeeld. Alle invalshoeken samen maken dat een bestuurder een dilemma of besluit van meerdere kanten moet bekijken en toelichten. Diversiteit aan communicatiestijlen in de RvT helpt daarbij als je die van elkaar kent en bewust toepast.
Bij onze RvT bleek dat alle toezichthouders teveel actiegerichte vragen of procesvragen stelden. Daarin vulden we elkaar dus niet aan. Wat ontbrak waren de waarom vragen. We hadden meer moeten doorvragen naar de achterliggende gedachten van de bestuurder. In de daaropvolgende vergadering kregen we daartoe meteen de gelegenheid, omdat de bestuurder ons een voorgenomen besluit voorlegde over het afstoten van een bedrijfsonderdeel. Doorvragen over zijn visie, strategie en innovatiemogelijkheden leidde ertoe dat dit besluit wordt heroverwogen.”
Nieuwe verdiepingsmodule
De meerwaarde van het stellen van de juiste vragen voor de dagelijkse praktijk van toezicht nieuwe stijl is zó duidelijk, dat De Erkende Toezichthouder er een nieuwe verdiepingsmodule voor ontwikkelde in het programma Nieuwe Generatie Toezichthouders. Net als onze overige opleidingsmodules is het een mix van theorie, praktijk(dilemma’s) oefenen en interactie. Bijzonder is een extra dagdeel om goed te kunnen oefenen, daar leer je immers het meeste van!
In-company training
Een RvT/RvC kan een bestuurder veel beter ondersteunen door deze verdiepingsmodule te volgen in de vorm van een in-company training. Extra aandacht wordt dan besteed aan het (oefenen in het) samenspel van de verschillende communicatiestijlen van de individuele toezichthouders. Door te werken met de dilemma’s uit de eigen praktijk, maakt het met recht een training op maat.
Meer informatie over de verdiepingsmodule ‘De juiste vragen stellen; het lijkt zo simpel’ vind je bij onze diensten, evenals data en locaties.
Je kunt je ook meteen inschrijven.
Heb je interesse in een in-company training voor jouw RvT/RvC,
neem dan contact op met Caroline Wijntjes.