Fraude: je hoopt er als toezichthouder nooit mee te maken te krijgen. Maar helaas, fraude is een verschijnsel dat regelmatig voorkomt en soms tot grote schade kan leiden. Tegelijkertijd is fraude in veel gevallen te voorkomen als de juiste voorzorgsmaatregelen zijn genomen. Jan Wietsma, docent voor de verdiepingsmodule Financiën & Business Intelligence bij De Erkende Toezichthouder, vertelt erover. 
Het is de rol van de toezichthouder om erop toe te zien dat de bestuurder en de organisatie de juiste voorzorgsmaatregelen hebben genomen om fraude te voorkomen. Denk aan:
- Een inrichting van de administratieve organisatie die functiescheiding borgt. Hiermee wordt geregeld dat iemand niet alléén over waardecomponenten van de organisatie kan beschikken.
- Het stellen van betalingslimieten aan de persoon die betalingen mag doen namens de organisatie. Is bij overschrijding van de betalingslimiet geregeld dat er een tweede persoon mee dient te tekenen?
- Het organiseren van toegang tot computers, telefoons, tablets en daarmee samenhangende apps en bestanden. Hebben alleen geautoriseerde personen toegang, en hoe wordt dit bewaakt?
Overleg als RvT jaarlijks met de accountant ook over deze punten en vraag of hij erover wil rapporteren. Daarnaast is het goed om met de accountant te overleggen of hij nog andere frauderisico’s ziet.
Oren en ogen openhouden
Bedenk dat het voorkomen van fraude niet alleen een aandachtspunt is voor de financiële- of de auditcommissie, maar dat ook de RvT hier een taak in heeft.
Als het gaat om het herkennen van mogelijke signalen van fraude, dan is het belangrijk om als toezichthouder ogen en oren open te houden. Neem je gedrag waar bij de bestuurder of medewerkers dat je niet goed kan plaatsen, stel dit dan aan de orde. Daarnaast is het belangrijk om ook contact te hebben met medewerkers van de organisatie. Vraag bijvoorbeeld of ze het naar hun zin hebben, welke zaken hen opvallen in de organisatie en die volgens hen beter kunnen. De praktijk leert namelijk dat een goed contact met de werkvloer fraude voorkomt.
Een frauderisicofactor kan ook de persoonlijke omstandigheden van de bestuurder of key-functionarissen in de organisatie zijn. Denk aan echtscheidingen, bezoek aan casino’s, overvloedig alcoholgebruik, een levensstandaard die niet past bij het salaris.
Actie ondernemen na fraude
Wordt de organisatie waar je toezicht op houdt geconfronteerd met fraude, dan is het zaak dat er actie wordt ondernomen. In eerste instantie is de bestuurder daar verantwoordelijk voor. Maar als je de bestuurder verdenkt van fraude, dan zul je na of in overleg met een jurist moeten onderzoeken of het noodzakelijk is dat de bestuurder op non-actief wordt gesteld. Zorg ervoor dat wanneer je dat doet, de bestuurder wel de mogelijkheid krijgt om zijn kant van de zaak te belichten.
Als de bestuurder betrokken is bij fraude, dan is vervolgonderzoek noodzakelijk. Om te borgen dat de RvT een objectief oordeel velt, is het advies dit onderzoek door een onafhankelijke derde te laten uitvoeren. Het liefst door iemand of een organisatie met forensische expertise. Zorg er daarbij altijd voor dat hoor- en wederhoor geregeld is. Het rapport zal een van de elementen zijn op basis waarvan de RvT besluit wel of niet met de bestuurder door te gaan. Laat je bij de besluitvorming ondersteunen door een jurist of advocaat.
Daarnaast is het natuurlijk belangrijk, als er fraude heeft plaatsgevonden, dat je evalueert hoe dit kon gebeuren. Wat je ervan geleerd hebt, en welke aanvullende maatregelen er zijn getroffen of als RvT treft om dit in de toekomst te voorkomen.
Tijdens de verdiepingsmodule leer je effectief toezicht houden op financieel gedrag, data en informatie. Ook werk je het toetsingskader uit op een manier die werkt voor jouw RvT. Neem bij vragen contact op met Caroline Wijntjes.