Vijf tips voor toezicht houden op agile werken

 

toezicht houden op agile werkenDe verandersnelheid van de maatschappij is nog nooit zo hoog geweest als nu. Organisaties lopen tegen de grenzen van hun systemen en regels aan en kiezen voor nieuwe manieren van werken om zo goed mogelijk in te spelen op veranderingen. Voor klassiek toezicht een enorme aardverschuiving en voor toezicht nieuwe stijl een uitdaging. Wanneer ga je als RvT of RvC over tot agile toezicht houden en hoe geef je dat dan vorm?

Agile werken herkennen

Wanneer de organisatie besluit om de stap te zetten naar agile werken, is het logisch dat het toezicht meebeweegt. Soms is dat moment echter niet zo duidelijk. Het kan vanaf de zijlijn lijken of de organisatie de stap nog niet heeft gezet, terwijl allerlei interne processen al wel die vorm hebben. Andersom kan ook: van ‘bovenaf’ wordt het besluit genomen om agile te gaan werken en dat gebeurt ook, maar bestuurders en toezichthouders kunnen zich nog moeilijk een beeld vormen van de implicaties ervan. Projectplanningen en uitvoeringstrajecten gaan er anders uitzien, terwijl toezichthouders toch vragen blijven stellen als ‘En, is het al opgelost?’ Maar dat zijn niet meer de juiste vragen die je als toezichthouder stelt.

-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-

Agile werken

Agile betekent: wendbaar, lenig. Het is een methode om als organisatie zo flexibel mogelijk te zijn in onze snel veranderende wereld. Het werken met scrum teams is een bekende werkvorm binnen de agile-principes. Een klein multidisciplinair team werkt in korte perioden (sprints) aan een werkend resultaat.

Een producteigenaar bepaalt wat prioriteit heeft en de meeste waarde voor de organisatie oplevert. Het team bepaalt hoe het deze waarde realiseert en hoeveel werk het binnen deze periode aan kan. Een scrum master houdt zich bezig met het proces en coacht het team om beter samen te werken en effectiever te worden. Samenwerken, goed communiceren en het kunnen overnemen van elkaars werk staan centraal.

-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-

Nieuwe kennis nodig

toezicht houden en agile werkmethodenHet is dus belangrijk dat de RvT of RvC zelf de nodige kennis in huis heeft van de agile werkmethoden. Enerzijds om de verschillen met het werken in een projectgestuurde organisatie te kunnen herkennen en anderzijds om de juiste vragen te stellen en een nieuw toetsingskader op te stellen. Essentieel verschil is dat het werken met scrum teams, sprints en producteigenaren betekent dat bestaande (plannings)systemen worden losgelaten.

Zelfs de planning & control cyclus, en dat is best ingrijpend! Toezicht dat erop is ingericht de uitkomsten van deze systemen te toetsen, gaat dus niet meer werken. Het gaat er om dat de organisatie goed weet te definiëren met welke problemen ze te maken heeft en welke meetbare, merkbare en waardedoelstellingen ze daaraan wil koppelen. Dat wordt de basis voor het nieuwe toetsingskader van de RvT.

Betekeniseconomie

waarde toevoegen in de betekeniseconomieDe vragen van de RvT zullen daar over moeten gaan. Het zijn de vragen die passen bij de betekeniseconomie waar we nu deel van uitmaken. Organisaties moeten benoemen welke behoeften van hun klanten ze willen vervullen. Benoemen welke impact ze willen hebben, en met welke propositie ze naar buiten treden. Daarbij gaat het veel meer om lange termijn waardecreatie en samenwerken, dan over geld en systemen. Toezicht houden op deze doelstellingen vraagt dus om een andere focus in je toezicht en om het gesprek in de RvT en RvC over de juiste vragen. Ter illustratie geef ik je een voorbeeld.

-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-

Voer de juiste discussie

Wanneer docenten coaches worden van het leerproces en de leerling zijn eigen leerproces mag aansturen, waar houdt de RvT dan vooral toezicht op? Op het ziekteverzuim van de docenten, het aantal uren dat ze maken, de personeelskosten? Of is dan de intrinsieke motivatie van de leerlingen het belangrijkste doel om te toetsen?

Als de behoefte is om met plezier naar school te gaan, dan zal het dit laatste zijn. Of moet je beide doen? Van belang is natuurlijk dat de RvT hier juist de discussie over voert. Waar ligt onze nadruk in het toezicht? Wat genereert de meeste impact? Welke invalshoek krijgt van ons de meeste aandacht? De antwoorden op deze vragen bepalen hoe je het toezicht inhoud geeft.

-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-

Caroline Wijntjes over toezicht houden op agile werkenVijf tips voor agile toezicht van Caroline Wijntjes

Tip 1 – Wees voorbereid
Zorg dat je RvT de kennis heeft om te herkennen dat de organisatie daadwerkelijk agile werkt, om te kunnen bepalen wanneer je toezicht gaat meebewegen.

Tip 2Wees je ervan bewust dat je toezicht een stap-voor-stap proces wordt
Een toezichtplan waarin in je drie jaar vooruit kijkt, werkt niet meer. De werkwijze van de RvT voegt zich naar de beweging in de organisatie: kort cyclisch en een stap-voor-stap werkwijze. Zorg dat je een eigen werkplan hebt en als RvT verbinding houdt met deze wijze van werken.

Tip 3 – Laat de planning & control cyclus los
Volg de intrinsieke beweging van de organisatie. Maak gebruik van het gedachtegoed van de betekeniseconomie: welke behoeftes wil je vervullen? Werk daarbij toe naar een doel. (Een afgeleide van) de doelstellingen kunnen de nieuwe focus van de RvT worden. En de impact die ten grondslag liggen aan de behoeftes, kan de kapstok zijn voor je toetsingskader.

Tip 4 – Werk in co-creatie met de producteigenaren
Als RvT bepaal je zelf je onderwerpen en je focus in het toezicht, maar je hebt de producteigenaren nodig om je toezicht uit te werken. Ga na wie heeft het voortouw heeft in de beweging en kijk naar rollen in plaats van functies. Dat betekent dat je niet meer automatisch het gesprek voert met het hoofd hr of financiën. Zoek daarnaast ook de ondernemingsraad, cliëntenraad, wethouders en andere in- en externe stakeholders op en stel ze vragen over de manier waarop zij willen dat jij toezicht houdt in deze eigentijdse methodes van werken. Werk samen in het nieuwe toezicht.

Tip 5 – Zorg voor veerkracht
Ook als RvT moet je je continu aan kunnen blijven passen. Je moet kunnen werken met lange termijn waardecreatie, met weerstand, met continuïteitsborging. Het gaat je als toezichthouder steeds minder om kosten, uren en projecten, maar om het verhaal erachter en om signalering en agendering van zaken. Kennis delen, samenwerken en experimenteel ontwikkelen zijn dan kernbegrippen waar je als toezichthouder op wilt anticiperen.

Meer weten over toezicht nieuwe stijl? Kijk bij onze opleidingen.
Of stel je vragen aan
Caroline Wijntjes.

 

Geef een reactie

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *