In de beoordelingssystematiek voor toezichthouders zijn flinke veranderingen gaande. In het artikel van deze week laten we je zien waarom het zo belangrijk is om het functioneren van toezichthouders te benaderen als een doorlopend proces.
Het instrumentarium van organisaties om het functioneren van hun medewerkers te toetsen, is in ontwikkeling. Modern talentbeleid is erop gericht het beste uit jezelf te halen, en dat vraagt om nieuwe methoden. We zagen de laatste jaren dan ook dat die methoden steeds meer werden toegepast, maar nog niet zoveel in toezichtland. Dat is nu duidelijk aan het veranderen en dat is een goede zaak. Het functioneren van je RvT benaderen als doorlopend proces is een professionele insteek waar zowel individuele toezichthouders, als de organisatie en uiteindelijk de klant baat bij hebben.
Frequentie en gezichtspunt
Het takenpakket van je toezichthoudende taak is aanzienlijk uitgebreid en dat vraagt om een passend instrumentarium. Net zo goed als het jaarlijkse functioneringsgesprek met de leidinggevende steeds vaker wordt uitgebreid met beoordelingen door het jaar heen op de werkvloer, is een soortgelijke aanpassing ook goed voor het beoordelen van het functioneren van toezichthouders. Doorlopend reflecteren, mede aan de hand van de inbreng van je collega’s, geeft een veel congruenter beeld van het functioneren en biedt je daardoor meer leer- en verbetermogelijkheden. En dat komt ten goede aan de organisatie als geheel.
Brede blik
Een brede blik naar buiten is een van de kenmerken van toezicht nieuwe stijl. Steeds vaker zoek je nadrukkelijk contact met diverse stakeholders. En wat heel mooi is: steeds vaker zien we ook in de praktijk van De Erkende Toezichthouder dat dit eveneens geldt bij het beoordelen van het functioneren van toezichthouders. De RvT betrekt dan bijv. de ondernemingsraad, cliëntenraad of huurdersorganisatie erbij.
De zelfevaluatie is niet meer beperkt tot één gesprek per jaar. Goed nieuws, want daarmee geef je jezelf als RvT een mooie kans op verdere professionalisering. Het laat ook zien dat je verder durft te kijken dan de governancecode. Het gaat je tenslotte niet om de regels, maar om daadwerkelijk van toegevoegde waarde te willen zijn.
Professionaliseringstraject
Kijken naar je eigen functioneren op meerdere momenten door het jaar heen, maakt een doorgaand ontwikkelingspad mogelijk. Je toegevoegde waarde krijgt op meer structurele wijze aandacht, en dat zorgt ervoor dat het proces van verbetering op gang blijft. Directe feedback betekent een groter leereffect, wat ook sneller weer in praktijk kan worden gebracht. Een voorbeeld waarbij een eerste stap hierin wordt gezet is ‘de nazit’ van je RvT-vergadering. Voorafgaand aan de vergadering wordt bepaald wat en hoe iets aan de orde komt, en na afloop vindt een kleine evaluatie daarover plaats.
Zet de volgende stap
De laatste jaren is het gebruikelijk dat de bestuurder een deel van de evaluatie bijwoont, en inmiddels zien we steeds vaker dat de bestuurder aanwezig is bij het hele evaluatietraject. Een dergelijke aanpak zorgt voor transparantie, en dat is waar de huidige tijd nadrukkelijk om vraagt.
Een vervolgstap is feedback vragen aan je interne stakeholders. De ondernemingsraad of cliëntenraad reflecteren vanuit hun deelbelang op het functioneren van de RvT. Daarvoor is het nodig dat de RvT eerst zelf bepaald wanneer zij het ‘goed’ hebben gedaan, en welke resultaten de RvT in zijn eigen ontwikkeling wil behalen. Alleen dan is het voor de beoordelaars buiten de RvT duidelijk, op welke aspecten je de RvT kan beoordelen.
Stap uit de boardroom
Een spannender stap wellicht, is te kijken welke beoordelaars buiten de organisatie bij het evaluatieproces betrokken worden. In de praktijk van De Erkende Toezichthouder zien we dat RvT’s deze stap steeds vaker zetten. Ze nodigen daartoe externe stakeholders uit zoals bijvoorbeeld wethouders, investeerders of samenwerkingspartners.
Het is mooi om te zien dat dit gebeurt vanuit de gezamenlijke insteek het juiste te willen doen en transparant te opereren. Hierbij staat voorop dat het functioneel is en past bij je toezicht en RvT. Het getuigt van professionaliteit en durf dat het beoordelen van het functioneren van de RvT op een meer permanente basis en met inbreng van buitenaf, zijn vruchten afwerpt en de toegevoegde waarde van de RvT behoorlijk vergroot.
Meer informatie over het toepassen en leren ervaren van de allernieuwste inzichten van toezicht nieuwe stijl? Bekijk onze basismodule Op weg naar Nieuw Toezicht, of neem voor de (zelf)evaluaties van je RvT contact op met founder Caroline Wijntjes.