Proscoop is een zorgadviesorganisatie voor Noordoost-Nederland en ontstond uit een fusie. De twee RvT’s vormden eerst samen de nieuwe RvT, maar het plan was om in stappen te komen tot een geheel nieuwe samenstelling. Na advies van De Erkende Toezichthouder is dat idee losgelaten, en werd er geworven voor een compleet nieuwe RvT, inclusief voorzitter. Een niet-alledaags proces met tal van vernieuwingen, waar directeur-bestuurder Arie Jongejan van Proscoop tevreden op terugkijkt.
Verder denken dan de vraag
Op de vraag hoe Proscoop in contact kwam met De Erkende Toezichthouder vertelt Arie Jongejan: ‘We* kozen ervoor het traject uit te besteden, en de selectiecommissie van de RvT nodigde enkele bureaus uit. Wat opviel was dat Caroline door goed te luisteren heel precies kon duiden wat onze organisatie, de RvT en de directeur-bestuurder nodig hadden. Ze keek verder dan onze vraag, had goede argumenten om te werven voor een complete RvT en wist onze wens naar diversiteit goed in te vullen.’
Nieuwe dynamiek
Een fusietraject is een complex geheel met veel lagen, dat zich ook uitstrekt tot in de RvT. Arie Jongejan: ‘Nieuwe RvT-leden zorgen voor een nieuwe dynamiek en dat is ook wat Proscoop nodig heeft. In een tijdelijke samenstelling met oude én nieuwe leden zouden de oude structuur en cultuur onbewust en onbedoeld kunnen worden overgedragen en daardoor remmend gaan werken, terwijl je juist ruimte wilt creëren voor een nieuwe, frisse kijk. Daarnaast kun je in een nieuwe RvT zorgen voor een optimale diversiteit.’
Het beste team
‘Uitgangspunt van De Erkende Toezichthouder was daarbij dat je niet alleen de beste leden zoekt, maar ook het beste team dat de komende jaren het beste past bij Proscoop. Het advies was om daarvoor onder andere de methodiek van ‘De denkhoeden van De Bono’ in te zetten. We hebben bewust eerst de nieuwe voorzitter geworven. Een belangrijke beslissing voor het proces, want zo kreeg de voorzitter niet alleen een rol bij de selectie van de andere kandidaten, ook haar profiel en ‘kleur’ waren niet meer nodig voor de overige leden.
Vernieuwende profielen
Enthousiast is Arie Jongejan ook over de manier waarop de profielen voor de nieuwe RvT-leden waren geformuleerd: ‘De omschrijvingen waren gebaseerd op de thema’s in de sector en de organisatie. Dat leidde tot een andere stijl, woordkeus en benamingen dan gebruikelijk is in de wereld van werving en selectie voor toezichthouders. Dus niet: we zoeken een jurist of een financiële man/vrouw, er werden aandachtsgebieden benoemd. Financiën en maatschappelijke impact bijvoorbeeld. We vonden het heel verfrissend.’
Lef
De vacatureteksten vielen op en leidden tot een groot aantal reacties. Arie Jongejan: ‘Goede reacties ook, waarbij de kandidaten hadden begrepen waarom we een volledig nieuwe RvT zochten. We hadden dus goede informatie gegeven, want je kunt je ook voorstellen dat mensen juist argwaan krijgen: een geheel nieuwe RvT, wat is daar aan de hand? Integendeel zelfs, mensen vonden het van lef getuigen! Het was vanuit kracht geformuleerd en daardoor spraken we ook de juiste mensen aan.’
Van oud naar nieuw
Er kwamen circa 130 reacties binnen. Met 50 kandidaten zijn gesprekken gevoerd door De Erkende Toezichthouder, waarna voor ieder van de vijf vacatures vijf kandidaten werden voorgedragen aan de selectiecommissie. In de volgende stap bleven daar drie van over. Na de keuze voor de nieuwe voorzitter voerden de selectiecommissie, de nieuwe voorzitter, de directeur-bestuurder en De Erkende Toezichthouder samen de laatste twaalf gesprekken. De personeelsvertegenwoordiging was betrokken bij de gesprekken met de kandidaten voor voorzitter en het profiel leiderschap en organisatieontwikkeling.
De nieuwe RvT (v.l.n.r.): Chris van den Akker, Nelly de Jong (vz), Jan Wietsma, Mieke Beentjes, Mehmet Duran.
Arie Jongejan over de overdracht: ‘Aan het begin van het nieuwe jaar werd de voorzitter van de RvT geïnstalleerd en in maart ging de voltallige RvT van start. De oude RvT nam deel aan het totale wervings- en selectieproces, o.a. door zitting in de selectiecommissie. Uiteraard had de oude RvT een actieve rol in de overdracht. Twee leden van de selectiecommissie bleven als adviseur, ook na de installatie van de nieuwe RvT, voor een periode op afroep beschikbaar voor vragen.’
Goede start
De beslissing om eerst de voorzitter te selecteren, had ook tot gevolg dat zij goed voorbereid aan haar taak begon. Arie Jongejan: ‘De voorzitter was aanwezig bij de sollicitatiegesprekken met de kandidaten voor de andere vier profielen en heeft mede daardoor mij als directeur-bestuurder al aardig leren kennen, want de kandidaten stelden mij natuurlijk ook allerlei vragen. Mooi meegenomen uiteraard.
Overigens is in het proces ook altijd aandacht geweest voor de verschillende posities en rollen. Als RvT en directeur-bestuurder vorm je ook een team tenslotte, zij het met verschillende verantwoordelijkheden. Als directeur-bestuurder heb ik me daardoor altijd gehoord gevoeld en dat vind ik knap.’
Toezichtplan
De nieuwe RvT ging voortvarend aan de slag en stelde enkele maanden na zijn aantreden, met begeleiding van De Erkende Toezichthouder, een toezichtplan op. Arie Jongejan: ‘Ik vind het vernieuwend dat dat is gebeurd. In twee A4’tjes leggen de RvT-leden uit waar ze voor staan, op welke manier ze de komende twee jaar toezicht willen houden en wat daarvoor nodig is. Het toezichtplan staat ook op de website van Proscoop, evenals een profiel van ieder van de RvT-leden en ook dat vind ik vernieuwend. In januari staat er een evaluatie gepland. Caroline zal daaraan haar bijdrage leveren.’
Succesfactoren
Al komt het benoemen van een volledig nieuwe RvT niet iedere dag voor, toch zijn er volgens Arie Jongejan aspecten in het proces te benoemen die voor ieder wervings- en selectietraject gelden: ‘De aandacht voor de behoeften van onze organisatie en vervolgens de vertaling daarvan naar de profielen en aandachtsgebieden van de nieuwe RvT-leden. Dat heeft erg goed gewerkt. Daarnaast is er het organisatorische aspect. Er ging veel informatie heen en weer tussen management(assistent) van Proscoop, De Erkende Toezichthouder en de kandidaten. Dat ging heel goed, qua samenwerking en qua inhoud en dat is het hele proces zeker ten goede gekomen.’
—————
*Arie Jongejan spreekt als directeur-bestuurder, waarbij ‘we’ en’ wij’ betrekking hebben op de organisatie als geheel. Omdat hij nauw betrokken was bij het hele wervings- en selectieproces, gebruikt hij deze woorden gemakshalve ook voor de selectiecommissie van de RvT, al is dat formeel niet helemaal juist. De RvT was tenslotte eindverantwoordelijk voor de benoemingen.
Ook geïnteresseerd in werving & selectie voor vacatures voor toezichthouders en commissarissen nieuwe stijl? Kijk voor meer informatie bij onze diensten, onderdeel ‘Vacatures voor toezichthouders en commissarissen nieuwe stijl’ .
Heb je vragen, stel ze gerust en neem contact op met Caroline Wijntjes.
Arie Jongejan is directeur-bestuurder bij Proscoop en voorzitter van de RvT van Stichting Gezondheidscentra Nijkerk