Het instrumentarium dat organisaties ter beschikking staat om het functioneren van hun medewerkers te toetsen, is in ontwikkeling. Modern talentbeleid is erop gericht het beste uit jezelf te halen, en dat vraagt om nieuwe methoden.
We zien dan ook dat die methoden steeds meer om ons heen worden toegepast. Behalve dan in toezichtsland. In het artikel van deze week leg ik uit waarom ik dat als een gemiste kans zie, en waarom ik vind dat óók het functioneren van toezichthouders op een andere manier beoordeeld zou moeten worden.
Het functioneringsgesprek dat één keer per jaar plaatsvindt met de leidinggevende wordt steeds vaker uitgebreid met beoordelingen op de werkvloer, door het jaar heen. Een aanvulling dus op twee belangrijke punten: frequentie en gezichtspunt.
Doorlopend reflecteren, mede aan de hand van de inbreng van collega’s, geeft een veel gedetailleerder beeld van het functioneren en biedt daardoor meer leer- en verbetermogelijkheden. En dat komt ten goede aan de organisatie als geheel.
Omvangrijk takenpakket
Een toezichthouder nieuwe stijl heeft een breder takenpakket dan enkele jaren geleden gebruikelijk was. Denk aan:
- Het maken van een toezichtplan of toezichtkader.
- Het vormgeven van het toezicht op de samenwerking met stakeholders.
- Je toezicht eigentijds inhoud geven met de klant als middelpunt.
- Het toevoegen van nieuwe kennis in de RvT, zoals IT, duurzaamheid of innovatie.
- Nieuwe vaardigheden toevoegen aan de RvT, zoals communicatie, zelf initiatief nemen, reflecteren, samenwerken, relaties onderhouden enz.
- De functie van voorzitter ondersteunen die zwaarder is geworden.
Het zijn allemaal aspecten van het werk van de toezichthouder, waarbij het de vraag is of het met één zelfevaluatie per jaar mogelijk is elkaar goed te beoordelen. Om nog maar niet te spreken van de andere toezichthoudende taken, die ook broodnodig aandacht verdienen. Het risico is groot dat niet alles voldoende diepgaand wordt besproken. Zo worden kansen gemist om het functioneren van de RvT te verbeteren. Maar ach, wat geeft het? Aan het principe in de Governance Code is toch voldaan? Het vinkje voor de jaarlijkse zelfevaluatie is weer gezet.
Oog voor kwaliteit
Een brede blik naar buiten is een van de kenmerken van toezicht nieuwe stijl. Steeds vaker wordt nadrukkelijk contact gezocht met de diverse stakeholders. Waarom gebeurt dat dan niet wanneer het gaat om het functioneren van de RvT? Een 360 graden beoordeling bijvoorbeeld. En waarom is de doorsnee zelfevaluatie beperkt tot één gesprek per jaar? Daarmee ontneem je jezelf als RvT een kans op verdere professionalisering.
Durf eens verder te kijken dan de governancecode en zet dit onderwerp op de agenda! Het gaat tenslotte niet om de regels, maar om daadwerkelijk van toegevoegde waarde te zijn. Benader het functioneren van de RvT als doorlopend proces met aanknopingspunten voor verbetering. Dát is een professionele insteek waar zowel de individuele toezichthouders, als de organisatie en uiteindelijk de klant baat bij hebben.
Professionaliseringstraject
Kijken naar het eigen functioneren op meerdere momenten door het jaar heen, maakt een doorgaand ontwikkelingspad mogelijk. Je toegevoegde waarde krijgt op meer structurele wijze aandacht, en dat zorgt ervoor dat het proces van verbetering op gang blijft. Directe feedback betekent een groter leereffect, wat ook sneller weer in praktijk kan worden gebracht.
Een voorbeeld waarbij een eerste stap hierin wordt gezet is de voor- en nazit om de RvT-vergadering heen. Voorafgaand aan de vergadering wordt bepaald wat en hoe iets aan de orde komt, en na afloop vindt een evaluatie daarover plaats.
Een vervolgstap is feedback vragen aan interne stakeholders. Laat de ondernemingsraad of cliëntenraad vanuit hun deelbelang reflecteren. Wat vinden zij van het functioneren van de RvT?
Zet de volgende stap!
Het is belangrijk dat de wijze van beoordelen past bij de organisatie en de RvT.
Om een volgende stap te kunnen zetten in het beoordelen van de RvT en RvC is het nodig dat de toezichthouders eerst zelf bepalen wanneer zij het ‘goed’ hebben gedaan, en welke resultaten de RvT in hun ontwikkeling wil behalen. Alleen dan is het voor de beoordelaars buiten de RvT duidelijk op welke aspecten de RvT beoordeeld kan worden. Een dergelijke aanpak zorgt voor transparantie, en dat is waar de huidige tijd nadrukkelijk om vraagt.
Het getuigt van professionaliteit en durf, en ik ervaar in de praktijk als ondersteuner van RvT’s, dat het beoordelen van het functioneren van de RvT op een meer permanente basis en met inbreng van buitenaf, zijn vruchten afwerpt en de toegevoegde waarde van de RvT behoorlijk vergroot.
Meer informatie over het toepassen en leren ervaren van de allernieuwste inzichten van het Nieuwe Toezicht? Bekijk onze basismodule Op weg naar Nieuw Toezicht, of neem voor de professionalisering van je RvT contact op met Caroline Wijntjes.