Als toezichthouder is effectieve communicatie essentieel. Wat veel voorkomt in de praktijk is dat toezichthouders tijdens vergaderingen vooral vragen stellen over de inhoud. Dit om het onderwerp in de breedte beter te begrijpen. Maar het is minstens zo belangrijk om te begrijpen hoe je collega iets zegt en waarom.
Meer dan alleen inhoud
Leer je collega toezichthouders beter kennen en ontdek waar hun vragen vandaan komen. Dit geeft inzicht in hun onderliggende drijfveren en zorgen. Daarnaast helpt het misverstanden en communicatieproblemen onderling te voorkomen. Tijdens zelfevaluaties geven toezichthouders geregeld aan dat ze beter willen samenwerken met specifieke collega’s. Met name omdat er situaties van onbegrip en verschillende intenties zijn. In de verdiepingsmodule ‘De juiste vragen stellen’ pakken we dit als praktijkdilemma op en kijken wat je eraan kunt doen.
Het probleem in context
Stel je voor: je hebt een collega die snel praat, enthousiast wordt en veel emoties uitdrukt om anderen te inspireren en daarmee te overtuigen. Deze collega neemt veel ruimte in tijdens gesprekken, en kan onbedoeld ondoordachte opmerkingen maken. Daarentegen heb je een collega die formeel, feitelijk en kritisch communiceert. Deze persoon is vaak ingehouden, geeft anderen ruimte om te spreken en heeft meestal goed nagedacht over wat hij of zij zegt.
Beide communicatiestijlen hebben hun eigen waarde en zijn op zichzelf niet goed of fout. Het gaat erom hoe deze stijlen elkaar beïnvloeden in gesprekken. En hoe je hier als toezichthouder mee omgaat.
Herkennen en aanpassen
Tijdens trainingen zien we vaak dat mensen een helder beeld krijgen van hun eigen communicatiestijl en die van collega toezichthouders. Ze leren dat effectieve communicatie niet alleen over de inhoud gaat, maar ook over het begrijpen en respecteren van verschillende wijzen van communiceren.
Herken de communicatiestijl van je collega en stem daarop af. Dit maakt de communicatie met elkaar veel flexibeler en effectiever. Als je bijvoorbeeld van nature enthousiast en emotioneel communiceert, zal je eerst vragen hoe het met je collega gaat en persoonlijke interesse tonen voordat je de inhoud induikt. Dit maakt de samenwerking aangenamer en effectiever.
Aan de andere kant, als je weet dat je collega een formele en feitelijke manier van communiceren heeft: bereid een gesprek dan heel goed voor, en kom direct ter zake. Wees duidelijk, gestructureer en laat pauzes toe, zodat je collega de tijd heeft om na te denken en te reageren.
Wendbaarheid in communicatie
Door je collega toezichthouders beter te leren kennen in de manier waarop zij communiceren, helpt dit bij het oplossen van problemen en versterkt het de samenwerking binnen je RvT. De RvT bestaat vaak uit leden met verschillende achtergronden en expertises. Daardoor is het des te belangrijker om moeite te doen om elkaar goed te verstaan.
Het begrijpen van de communicatiestijlen van je collega’s en jezelf, je wendbaar kunnen opstellen in je communicatie draagt bij aan een meer begripvolle en effectieve samenwerking. In een tijd waarin de samenleving steeds meer gepolariseerd raakt, is deze wendbaarheid cruciaal. Als toezichthouder heb je een belangrijke rol in het creëren van een omgeving waarin iedereen zich gehoord en begrepen voelt, en ziet daar op toe.
Kortom, investeer in het leren kennen van de communicatiestijlen van je collega’s of andere steakeholders. Wees bereid je eigen stijl aan te passen aan je gesprekspartner. Dit bevordert niet alleen de onderlinge samenwerking, maar ook het succes van de raad van toezicht als geheel.
Voor wie positieve impact wil maken met je communicatie en als toezichthouder daarin de juiste vragen wil leren stellen, is de verdiepingsmodule: De juiste vragen stellen; het lijkt zo simpel een aanrader.
Voor vragen mag je altijd contact opnemen met Caroline Wijntjes.