Over de balans tussen interesse en bemoeizucht.
Vragen stellen aan de bestuurder: hoe ver kun je in een normale situatie gaan als toezichthouder voordat je irritant wordt? Voor startend toezichthouder Jacqueline Philipsen* was dat de voornaamste vraag die ze graag beantwoord wilde zien in de verdiepingsmodule ‘De juiste vragen stellen; het lijkt zo simpel’. Jacqueline licht toe: ‘Ik heb een directe stijl van communiceren en daarnaast een grote informatiebehoefte. Als tamelijk nieuwe toezichthouder wil ik natuurlijk zoveel mogelijk informatie verzamelen over de organisatie waar ik toezicht houd. Maar wel op een manier die als effectief en prettig ervaren wordt. Hoe doe ik dat? Wat is de juiste toon? Dat wilde ik leren. Tegelijkertijd wilde ik ook zo dicht mogelijk bij mijn natuurlijke manier van vragen stellen blijven.
Interessante casuïstiek en aha-momentjes
De theoriedeel van de module bestaat uit een e-book dat alle deelnemers voorafgaand aan de bijeenkomst doornemen. Voor Jacqueline was dat een prettig begin. ‘De reader met verschillende essays is een mooie mix van opfrissen van je bestaande kennis en leuke casussen. Ik had aha-momentjes tijdens het lezen en dat was prima, want die hernieuwde kennis komt weer goed van pas tijdens de oefeningen. Het e-book zorgt er ook voor dat alle deelnemers dezelfde basis hebben en dat je tijdens de bijeenkomst snel aan de slag gaat met de praktijk.’
Vraag en effect
Het oefenen met praktijksituaties heeft Jacqueline als bijzonder waardevol ervaren. ‘Door de gekozen werkvormen zie je direct wat het effect is van jouw manier van vragen stellen. Bij een van de rollenspellen stonden de deelnemers om de toezichthouder en de bestuurder heen en deden een stap vooruit wanneer het niet goed ging en een stap achteruit wanneer het wel goed ging. Er is dus direct reflectie op je gedrag. Je ziet meteen hoe jouw vraag overkomt en wat het resultaat is. Te diplomatiek: je vraag komt niet aan en je krijgt niet wat je wilt. Te direct: de bestuurder schiet in de weerstand en je krijgt ook niet waar je naar op zoek bent.’
Groepssamenstelling zorgt voor extra leereffect
De groep deelnemers was erg divers. Voor Jacqueline was dat een interessant extraatje. ‘Er was een mooie mix van achtergronden en communicatiestijlen en dat maakt dat de oefeningen niet alleen hun werk doen wanneer je zelf aan de beurt bent, maar dat je ook ziet wat de anderen doen en wat bij hen wel en niet werkt.
Als je bij iemand een bepaalde subtiele aanpak ziet waarmee hij precies boven water krijgt wat hij wilde op een prettige manier, kun je dat de volgende keer zelf uitproberen. Het lijkt soms wat gekunsteld, die toneelstukjes, maar het werkt wel! Bewust en onbewust neem je die oefensituaties toch mee naar je echte vergadering en dan blijkt dat je het geleerde inderdaad zelf kunt toepassen.’
Handige tips
Het kennen van de valkuilen en de pluspunten van je eigen communicatiestijl is een voorwaarde om flinke stappen te maken tijdens de oefeningen in het lesprogramma. Jacqueline is heel direct en ziet het risico daar ook van, wat als tegenreactie kan oproepen dat ze misschien juist te voorzichtig wordt. ‘Voor dat dilemma kreeg ik een praktische tip: als je nog meer informatie nodig hebt, stel dan voor het betreffende onderwerp buiten de vergadering op te pakken, bijvoorbeeld in een kleine commissie, daar de informatie op te halen en die vervolgens terug te koppelen in de volgende vergadering.’
Extra oefendagdeel
De module bestaat uit een theorie- en praktijkdag plus nog een dagdeel om verder te oefenen. Daarin kun je je eigen dilemma’s of praktijksituaties inbrengen. Die oefeningen zijn tevens afgestemd op je eigen communicatiestijl. Jacqueline: ‘Ik heb ervaren dat ik met kleine aanpassingen dichtbij mijn natuurlijke manier van vragen stellen kan blijven. Dat vind ik belangrijk, want je moet wel authentiek zijn. En trucjes aanleren werkt sowieso niet. Het onderwerp dat ik ga aandragen is hoe ver je kunt gaan in het ophalen van informatie bij stakeholders. Dat lijkt me zoeken naar de balans tussen interesse en bemoeizucht, waarbij je er ook op moet letten in de rol van toezichthouder te blijven. Ik benieuwd naar de ervaringen van de andere deelnemers.’
Meer informatie over ‘De juiste vragen stellen; het lijkt zo simpel’ vind je bij onze diensten, evenals data en locaties in Nederland. Je kunt je ook meteen inschrijven.
Het e-book ‘De kunst van het vragen stellen; het lijkt zo gemakkelijk!’ is ook los te bestellen voor € 54,99 excl. btw.
Heb je vragen, stel ze gerust en neem contact op
met Caroline Wijntjes.
* Jacqueline Philipsen is eigenaar van Philipsen Marketing Communicatie en toezichthouder bij Biblionet Drenthe