Voor toezichthouders en commissarissen is het wenselijk om op verschillende manieren te communiceren en juist wendbaar te zijn in een dynamische omgeving. Immers door de toename van stakeholders wil je een effectieve dialoog kunnen voeren. In de praktijk wordt die wenbaarheid in je communicatie als lastig ervaren, want het beïnvloed de groepsdynamiek in je RvT, en hoe stel je dan de juiste vraag?
Een goede vraag geeft inzicht op een antwoord dat niet voorspelbaar is. Als je hem goed stelt, krijg je een antwoord dat je nog niet hebt. Daarom is het interessant om op zoek te gaan naar de beste vragen. Door de juiste vragen te stellen, ben je als toezichthouder minder afhankelijk van de kennis die je wel of niet hebt. De kwaliteit van je oordeel hangt grotendeels samen met de kwaliteit van de vragen die je stelt.
Overwegingen
Als toezichthouder heb je verschillende petten, en de pet die je opzet bepaalt hoe je de vraag stelt. Daarom is het belangrijk eerst goed te overwegen wat je met het antwoord op je vraag wilt bereiken. Er zijn drie verschillende redenen om vragen te stellen:
- Beeldvorming
- Oordeelsvorming
- Besluitvorming
Deze redenen staan gelijk aan de verschillende fases waarin toezichthouders besluiten nemen of adviezen geven. Tijdens de beeldvormende fase stel je meer open of waarderende vragen dan in de besluitvormende fase. En wil je een oordeel vormen? Dan is het belangrijker feiten te checken met meer sturende vragen.
Verschillende type vragen
Nadat je weet met welk doel je de vraag stelt, zijn er verschillende type vragen die je kunt stellen.
- Controlerende of gesloten vraag
Een controlerende of gesloten vraag kan alleen met ‘ja’ of ‘nee’ beantwoord worden. Dat betekent dat een gesloten vraag vooral dient om dingen uit te sluiten of te controleren. Het is een vraag die past bij het vormen van je oordeel of besluit. De valkuil bij het stellen van controlerende vragen is dat het oordeel al geveld is, en de vraag teveel de mening van de toezichthouder oplegt. Zeker in de ogen van de ontvanger, vaak is dat de bestuurder.
Voorbeelden uit de praktijk:
- Heb je al aan deze aanpak gedacht?
- Vind je dit de beste oplossing?
- Vind je het ook een goed idee om deze kant op te gaan?
2. Open vraag
Een open vraag is een neutrale vraag waar geen ‘ja’ of ‘nee’ op geantwoord kan worden. Het zijn de hoe, wie, wat, waar, wanneer en waarom vragen. Deze vragen zijn vooral belangrijk tijdens de beeldvormende fase om informatie te vergaren.
Voorbeelden uit de praktijk:
- Welke gedachten heb je daarbij?
- Waar moet je allemaal aan denken?
- Welke afwegingen heb je hierbij gemaakt?
- Wanneer vind je het de beste oplossing of wanneer ben jij tevreden?
3. Waarderende vraag
Een belangrijk type vraag is de waarderende vraag. Je stelt waarderende vragen om informatie te verkrijgen om ergens waarde aan te hechten. Het is een hele open vraag. De waarderende vraag werkt goed in combinatie met gesloten vragen, om de ander de gelegenheid te geven informatie toe te voegen. 
Voorbeelden uit de praktijk:
- Wat maakt dat jouw idee een succes kan worden?
- Kun je me meer vertellen over… Welke afwegingen heb je gemaakt om dit voor te stellen?
- Als ik erbij was geweest, wat had ik dan gezien? Wat zal ik zien als ik erbij ben?
- Wat gaan we in de praktijk zien of ervaren als dit doorgaat?
4. Neutrale vraag
Neutrale vragen zijn belangrijk tijdens de fase van beeldvorming. Het zijn hele open, onderzoekende vragen die helpen om even weg te stappen van de feiten, maar ook emoties mee te nemen als toezichthouder. Gevoel is niet altijd te verklaren en door neutrale vragen te stellen kun je dieper bij iemands gevoel komen.
Voorbeelden uit de praktijk:
- Wat vind je van de prijs van het product?
- Wat zijn de voor- en nadelen?
- Welke informatie kan hierbij gedeeld worden?
5. Sturende of gerichte vraag
Als bestuurder wil je graag dat de RvT ‘ja’ zegt op je plannen. Daardoor kunnen bestuurders de neiging hebben de informatie slechts vanuit één perspectief, ietwat sturend, te geven. Als toezichthouder heb je echter meer informatie nodig, en met sturende of gerichte vragen krijg je meer (in)zicht in de andere kant van het verhaal.
Bij sturende vragen is het belangrijk dat je de ander uitnodigt om te vertellen welk stukje informatie ze liever weglaten, zonder ze ervan te beschuldigen dat ze dat doen.
Voorbeelden uit de praktijk:
- Welke informatie wil je niet delen?
- Wat wil je liever niet vertellen?
- Is er nog iets anders wat je waarneemt?
- Wat moeten we echt weten voordat we een goed besluit kunnen nemen?
6. Reflecterende of vertalende vraag
Reflecterende vragen helpen met het controleren van informatie. Ze helpen de vertaalslag te maken om te checken of je als toezichthouder het goed begrepen hebt. Ook helpen reflecterende vragen om de ander letterlijk te laten reflecteren.
Voorbeelden uit de praktijk:
- Wat gebeurt er bij jou, nu ik deze vraag stel?
- Als ik het goed begrijp zit het zo en zo?
- Dus jij vindt dit?
7. Verdiepende vraag
Soms merk je dat iemand zenuwachtig wordt van bepaalde vragen. Of iemand voelt zich over het algemeen ongemakkelijk. Dit is hét moment om verdiepende vragen te stellen. Vragen die op een andere laag terechtkomen. Ze kunnen gaan over waarneming, gevoel of proces.
Voorbeelden uit de praktijk:
- Ik merk dat je het vervelend vindt dat ik verdiepende vragen stel, waarom is dat?
- Heel helder verhaal, goede feiten, maar voor mijn gevoel mist er iets. Wat zou dat kunnen zijn?
- Goh, je bent heel stellig in je mening. Waarom is dat?
- Je zegt dat je ergens moeite mee hebt, kun je toelichten wat dat precies is?
8. Keuze- of suggestieve vraag
Keuzevragen of suggestieve vragen zijn nog een stap suggestiever dan gesloten vragen. Dit soort vragen moet je niet te pas en te onpas gebruiken, want ze kunnen een gesprek ontzettend sturen. Suggestieve vragen dienen om de mening van een bestuurder te toetsen of strategisch het gesprek een bepaalde richting op te duwen.
Voorbeelden uit de praktijk:
- Als je nu moet beslissen, zou je dan ja of nee zeggen?
- Ga je dat vandaag al doen of volgende week?
- Dus, we gaan ermee aan de slag?
- Moeten we A of B kiezen?
Jouw communicatiestijl
We hebben hier veel mooie voorbeelden gegeven uit onze praktijk. Deze voorbeelden kun je altijd gebruiken, maar het gaat er vooral om dat je jezelf traint in dit soort vragen, het is niet belangrijk iedere vraag in de bijbehorende fase te stellen. Daarnaast is het een kwestie van spelen met de juiste vragen: een atypische vraag kan de boel weer wakker schudden en een onverwachte vraag kan een verrassend nieuw inzicht geven!
Jouw communicatiestijl wordt vooral bepaald door een automatisme dat je hebt ontwikkeld om vragen te stellen. Dit in combinatie met jouw persoonlijkheid. Belangrijker dan het uit je hoofd leren van de verschillende type vragen, is het je eerst bewust worden van de vragen die je stelt. En jezelf ook vooral uit te nodigen nieuwe soorten vragen te stellen.
Wat je hierin erg kan helpen is niet alleen bewust te worden van je eigen overheersende communicatiestijl, maar ook van degene met wie je in gesprek bent. Als je je kunt aanpassen aan andermans stijl, ervaar je dat jij beter gehoord wordt en elkaar beter kunt ‘vinden’ in het gesprek.
Wil je je hierin verdiepen? Dan is de verdiepingsmodule ‘De juiste vragen stellen; het lijkt zo simpel!’ iets voor jou. Het leren stellen van de juiste vragen is meer dan alleen maar kennis: het is een vaardigheid. Ook in-company voor je RvT een goed idee om een betere verbinding tot stand te brengen.
Heb je vragen, neem dan contact op met Caroline Wijntjes.