Welke 4 stappen je moet zetten voor een probleemloze informatievoorziening

 

Het begint er vaak mee dat je achterstand van informatie ervaart en daarover ben je eigenlijk geïrriteerd.  En als de informatie in de raad dan keer op keer tekort schiet, voel je je gefrustreerd. In de loop van de tijd haak je zelfs af omdat je niet langer deze ‘strijd’ meer wilt aangaan. Eigenlijk maak je je zorgen of je nog wel de controle hebt. Veel toezichthouders leggen die last bij de bestuurder, want je vindt dat hij of zij écht beter zijn best moet doen om je de juiste informatie aan te leveren!
En de bestuurder? Die voelt zich steeds meer onder druk gezet. En het effect is dat hij jou juist minder gaat vertellen door zijn verlangen naar meer vrijheid…..
Zeker 47%*van de toezichthouders heeft problemen met een bepaalde vorm van de informatievoorziening in de raad. En dat is ontzettend veel.
* Uit onderzoek (o.a. Stefan Peij, Governance University)

Maar hoe doen die 53% dat dan, die geen problemen hebben met de informatievoorziening? Die krijgen kwalitatief goede informatie, op de juiste manier en op het juiste moment. Hier is domweg nooit discussie over! Er wordt goed geluisterd naar wat de ander nodig heeft om tot een weloverwogen beslissing te komen. Deze toezichthouders weten wat er leeft in de organisatie en zij weten hoe zij de bestuurder kunnen bijstaan in zijn of haar te varen koers. Dat klinkt allemaal fantastisch. Maar dat dit mogelijk is, bewijst de andere 53% van de toezichthouders, die ervaart het namelijk op deze manier!

Het is bekend dat de informatievoorziening bij toezichthouders en commissarissen een veel voorkomend dilemma is. De vraag is of, en op welke wijze dat voor jou het geval is. Ik denk dat verschillende redenen hieraan ten grondslag liggen. Zoals de tijd nemen voor je commissariaat, kijken naar het interactieve proces in de raad, en weten hoe en langs welke weg je informatie verkrijgt. Een open deur misschien, maar voor velen nog van toepassing! De focus van de raad is in de praktijk immers toch nog vaak intern gericht op bijvoorbeeld de evaluatie of reputatiemanagement, en minder naar buiten toe als het gaat om bijvoorbeeld weten wat je stakeholders willen. Die laten de laatste tijd dan ook steeds vaker van zich horen, en die invloed neemt toe. Ik denk dan bijvoorbeeld aan de perikelen van de RvC van Ajax, die breeduit gemeten naar buiten komen. En om daarmee om te gaan kost tijd én moeite! Gelukkig is hier voorzichtig een kentering in te zien.

Welke 4 stappen zou jij zelf kunnen zetten om je eigen irritatie, zorgen en frustratie rondom de informatievoorziening kwijt te raken?

1. Misschien wel het allerbelangrijkste: ga zélf actief op zoek naar informatie. Een gezond kritische houding, weten hoe je door moet vragen en actief je eigen informatie vergaren levert de beste resultaten in de raad op. Op deze wijze kun je de bestuurder controleren (op zijn informatievoorziening), én word je als toezichthouder of commissaris toegankelijker voor de medewerkers, klanten, ketenpartners, overheden, externe toezichthouders en omwonenden.

2. Het loont om te investeren in gemeenschappelijke beeldvorming over doel, instrumenten en meetgegevens. Ook als je verschilt van mening over de waarde van gegevens, dan nog werkt het beter samen als je wel uitgebreid stilstaat bij de beelden en doelen die belangrijk voor je zijn. Probeer hiertoe een aanzet te geven.

3. Daarnaast moeten er goede afspraken gemaakt worden over hoe de informatie wordt verstrekt, wanneer, hoe vaak, in welke vorm, aan wie en welke mate van vertrouwelijkheid van toepassing is, et cetera. Dit soort zaken kun je formeel vastleggen met elkaar, specifiek toegesneden op de situatie in een informatiestatuut.

4. Leer hoe je als toezichthouder de juiste informatie niet alleen naar je toe kunt laten komen, maar ook op welke manier je in gesprek kunt zijn met je stakeholders! En vooral voordat er een crisis uitbreekt.

Waardeer je dit artikel? Geef het door via LinkedIn of Twitter @CaroWijn of geef een reactie hieronder. Dank je wel!

 

Categorieën nieuwsbrief.

2 Reacties op Welke 4 stappen je moet zetten voor een probleemloze informatievoorziening

  1. Renate zegt:

    Hoi Caroline,
    Heb je het rapport van Stefan Peij met deze onderzoekscijfers. ben zeer benieuwd. Ben druk bezig om een artikel te schrijven in het BPPM over de informatievoorziening in de kinderopvang!

    • C@roline zegt:

      Dag Renate,

      Het rapport “Iedere RvC heeft zo zijn problemen” staat op de site van Governance University, onder ‘Actueel’ en is gewoon te downloaden. Ik wens je veel succes met het schrijven van je artikel, en je belt of mailt me maar als je nog iets nodig hebt.

      Hartelijke groeten, Caroline

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *