Hoe zorg ik als toezichthouder dat ik optimaal geïnformeerd ben?

Een voorwaarde voor goed toezicht is dat je als toezichthouder beschikt over de juiste informatie. Dat kan een uitdaging zijn voor een toezichthouder. Het vraagt meer van je dan afwachten wat je van de bestuurder aangereikt krijgt. Een afwachter was je natuurlijk al niet, als toezichthouder nieuwe stijl, maar juist dat maakt het lastig. Het geeft je namelijk een grote verantwoordelijkheid: jij moet zelf zorgen dat je precies boven water krijgt wat nodig is voor een goed advies, voorstel of standpunt.

Taboe
Die verantwoordelijkheid blijkt in de praktijk heel lastig te zijn. En ook al toont onderzoek* keihard aan dat toezichthouders zelf ook vinden dat hun kwaliteiten op dit gebied te kort schieten, tegelijkertijd lijkt het een soort taboe te zijn. Het is not done om te erkennen dat het stellen van de juiste vragen moeilijk is. Vragen stellen is toch simpel? Je hebt het je tenslotte als peuter al eigen gemaakt! Inmiddels heb je het een en ander bijgeleerd over het handig formuleren van je vragen, dus jij bent goed toegerust voor dit onderdeel van je functie!

Nee dus …

Goed nieuws
Ook al is het moeilijk om te erkennen dat het stellen van de juiste vragen niet eenvoudig is, het bewustzijn groeit. Toezichthouders realiseren zich steeds beter dat kritisch en constructief vragen stellen een competentie op zich is én dat die steeds belangrijker wordt. Dit inzicht is het begin van een groeiproces. Het is namelijk heel goed mogelijk om deze bijzondere vorm van interactie verder te ontwikkelen zodat je als toezichthouder goed beslagen ten ijs komt in het gesprek met de bestuurder.

Vragen is luisteren
Je informatiebehoefte inventariseren en die vertalen naar een vragenlijstje is handig, maar absoluut niet voldoende om alles aan de weet te komen wat je nodig hebt. De juiste vragen stellen begint namelijk bij goed luisteren en tegelijkertijd analyseren en interpreteren wat voor soort informatie er in het antwoord zit. Of juist niet.

Gaat het over de inhoud, het proces, de interactie, is er emotie? Op de achtergrond houd je daarbij steeds in de gaten wat het belang is van de organisatie. Laat je lijstje los en ga in op signalen die je oppikt tijdens het gesprek. Heel vaak kom je dan zaken aan de weet waarvan je vooraf niet wist dat je ze niet wist. Als je een vragenlijstje afwerkt kom je daar vaak niet achter.

Communicatiestijl als instrument
Een belangrijk instrument bij het achterhalen van de informatie die je nodig hebt, is je eigen communicatiestijl en dan vooral in combinatie met die van je collega’s én die van de bestuurder. Stel dat jij actiegericht bent en je mede-toezichthouders ook, dan is iedereen snel enthousiast en wil aan de slag, terwijl iemand die een meer beschouwende stijl heeft of bijvoorbeeld advocaat-van-de-duivel-vragen stelt, meer aan de weet komt over de ins en outs van een voorstel. Als je elkaars communicatiestijlen weet, kun je een gesprek dus grondig voorbereiden en de rollen bewust verdelen.

Nieuwe verdiepingsmodule
In de serie verdiepingsmodules uit het programma Nieuwe Generatie Toezichthouders heeft De Erkende Toezichthouder een nieuwe module ontwikkeld die toezichthouders ondersteunt in het proces van kritisch en constructief doorvragen. Net als onze overige opleidingen is de module een mix van theorie, praktijksituaties oefenen en interactie. Eye-openers gegarandeerd!

Praktijkgericht oefenen
Je leert wat je eigen communicatiestijl is en wat de andere stijlen zijn. Je oefent met vragen in verschillende praktijksituaties en merkt wanneer je vragen effectief zijn en wanneer niet. Je leert hoe je je vraagtechnieken verrijkt, hoe je een reactie op jouw vraag interpreteert en ook hoe je de communicatie binnen je RvT bespreekbaar maakt.

Extra oefensessie
Aanleren van nieuwe vaardigheden is gebaat bij veel oefenen. De verdiepingsmodule heeft daarom de mogelijkheid een extra dagdeel te volgen waarin je oefent met praktijksituaties die je zelf inbrengt. Het resultaat is dat je krachtige vragen weet te stellen op basis van luisteren op verschillende niveaus en in interactie met de andere leden van de RvT/RvC
en de bestuurder.

Meer informatie over de verdiepingsmodule ‘De juiste vragen stellen; het lijkt zo simpel’ vind je bij onze diensten, evenals data en locaties.
Je kunt je ook meteen inschrijven.

Heb je vragen
stel ze gerust en neem contact op
met Caroline Wijntjes.

 

* GrantThornton – Beeld directie over commissarissen: prikkel voor zelfkritisch vermogen RvC. Commissarissen benchmarkonderzoek 2016-2017 – Deel II

 

 

 

 

Categorieën nieuwsbrief.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *