Hoe toezicht op maatschappelijke impact écht werkt: een praktijkvoorbeeld

Toezichthouder Jan Wietsma* heeft zich vanuit een persoonlijke drive verbonden aan BoP Innovation Center (zie kader). ‘Als ik me ergens voor inzet, wil ik dat er wat verandert. Ik ga niet op een winkel passen, daar geloof ik echt niet in. Of er volgens de regels gewerkt wordt en compliant gehandeld wordt, is zeker van belang. Maar ik zie te vaak dat de structuur belangrijker wordt dan het doel. En juist bij het toezicht op maatschappelijke impact is het essentieel dat je het doel nooit uit het oog verliest. Waar wij in de RvT continu op toetsen is of de mensen waar het om gaat ook daadwerkelijk de revenuen ontvangen van de projecten die de organisatie uitvoert.’

Jan Wietsma is onder meer (mede-)eigenaar van MKB-kredietcoach en toezichthouder bij BoP Innovation Center. In die functie beslaat zijn werkterrein weliswaar de hele wereld, toch is zijn verhaal uitstekend toepasbaar op de Nederlandse praktijk van toezicht houden.
De essentie ligt namelijk in de manier van werken, niet in het onderwerp.

Meersporenaanpak
Toezicht houden op het toevoegen van waarde betekent voor Jan Wietsma dat hij in zijn RvT werkt met een meersporenaanpak. De toezichtpraktijk beperkt zich niet tot de vergaderingen van de RvT en tot de muren van het pand, maar strekt zich strekt zich veel breder uit. Het begint dichtbij: de samenstelling van de RvT. Bij BoP Innovation Center heeft het de nodige tijd gekost om tot een goed werkende samenstelling te komen. In de RvT zoals die nu functioneert, hebben de leden dezelfde visie op het doel, maar zijn ze complementair qua ervaring, vakgebied en communicatiestijl. Dat is een belangrijke voorwaarde voor effectief toezicht.

Medewerker aan het woord
Informatie ophalen en toetsen gebeurt door het jaar heen en op verschillende manieren. Daarnaast moet je uiteraard weten hoe de organisatie eruit ziet, hoe de geldstromen lopen, wat de doelen zijn en waar je de grootste impact mee kunt behalen. Jan Wietsma: ‘Je moet je continu bewust zijn van die impact. Dus bijvoorbeeld in aanvulling op een vijfjarenplan ieder jaar opnieuw een strategiesessie beleggen met de bestuurder en kijken waarmee je het grootste effect kunt bereiken om de doelen van de organisatie te halen. Verder hebben we de voortgangsrapportages van de bestuurder, maar dat vinden we niet genoeg. We nodigen daarom ook altijd een medewerker van de organisatie uit bij de RvT-vergaderingen, om te vertellen over zijn werk en de resultaten daarvan.’

SMART maken van je toegevoegde waarde
Het toetsen van de resultaten van de organisatie gaat voor Jan Wietsma verder dan weten dat de medewerkers 10.000 uur hebben besteed aan project X of Y. ‘Voor ons is belangrijk dat de toegevoegde waarde zo concreet mogelijk is. Dat heeft ertoe geleid dat in het jaarverslag bijvoorbeeld nu staat hoeveel kinderen er extra naar school gaan, hoeveel gezinnen aangesloten zijn op water, of op stroom, hoeveel toiletten er zijn gerealiseerd, etc. Dat is niet altijd zo geweest. Daar hebben we echt op moeten sturen, door steeds maar door te vragen en te hameren op het concreet weergeven van onze maatschappelijke impact.’

Naar de kantine
De meersporenaanpak gaat verder dan de vergaderingen van de RvT. Ook daarbuiten zijn er genoeg mogelijkheden om de benodigde informatie te verzamelen. Jan Wietsma: ‘Ik vind het belangrijk dat je focus niet alleen ligt op de bestuurder, maar dat je ook weet wat er op de werkvloer gebeurt en leeft. Het is goed om binnen de organisatie een aantal contacten te hebben die je daarover informeren.

En vooral: ga naar de kantine, schuif aan en eet mee! De kantine is dé plek waar alles aan de orde komt. En over eten gesproken: ga door het jaar heen ook eens een paar keer lunchen met je mede toezichthouders. Praat over andere onderwerpen en leer elkaar op een andere manier kennen, daar heb je in je werk echt profijt van.’

Eye-openers
Rondlopen op de werkvloer en contact hebben met medewerkers én klanten is een voorwaarde om te weten hoe je waarde toe kunt voegen. In de situatie van Jan Wietsma is dat iets lastiger. Zijn ‘werkvloer’ strekt zich uit tot projecten in diverse delen van de wereld. Dat weerhoudt hem niet van het bezoeken van die projecten en het verzamelen van informatie ter plekke. Het leverde hem de nodige eye-openers op.

‘Een goede voorbereiding is echt nodig. Vooraf maken we samen met de bestuurder een agenda. We kiezen projecten, verdiepen ons erin, weten wie we willen spreken en wat we willen weten. Alleen op die manier ontdek je ook de ónmogelijkheden van een project en de grenzen van je speelveld. We brengen kennis, maar beïnvloeden niet de manier waarop zaken wordt gedaan. Dat is cultuur en daar blijf je af. Door te spreken met de lokale uitvoerders en met de mensen voor wie de projecten bedoeld zijn, hoor je wat er werkt en waar ze tegen aanlopen. We vragen ook altijd hoe hun situatie zou zijn wanneer het betreffende project er níet was geweest.’

Universeel toepasbaar
De informatie die Jan Wietsma verzamelt wanneer hij de projecten zelf bezoekt, levert hem veel kennis op die hij kan gebruiken bij het toezicht houden en het beter kunnen toetsen op de toegevoegde waarde. Ook merkt hij dat het zorgt voor extra brandstof voor de gesprekken binnen de RvT. Gesprekken over doelen en effecten, maar ook over ethische kwesties. Het is dan ook een tip die hij graag geeft aan toezichthouders: ‘Wees je steeds bewust van je doelen en je impact en zorg dat je de juiste informatie hebt om die impact te toetsen. Zorg ervoor dat je echt weet wat er speelt, door er zelf op uit te gaan. Dan kun je precies die vragen stellen waarop je de antwoorden nodig hebt. Dat kun je in iedere organisatie doen.’

Wil je meer weten over Toezicht op maatschappelijke impact? Kijk op de website bij onze diensten. De Erkende Toezichthouder biedt een verdiepingsmodule aan over dit onderwerp.

Je kunt ook contact opnemen met Caroline Wijntjes. 

*Jan Wietsma is onder meer (mede-)eigenaar van MKB-kredietcoach en toezichthouder bij BoP Innovation Center.

 

 

 

 

Categorieën nieuwsbrief.

2 Reacties op Hoe toezicht op maatschappelijke impact écht werkt: een praktijkvoorbeeld

  1. Jan Glastra van Loon zegt:

    Mooi voorbeeld van een vernieuwende manier van toezichthouden. In mijn optiek is het vooral ook een voorbeeld van een andere opvatting van je rol en hoe je die samen met de bestuurder uitvoert. Dat roept bij mij de vraag op hoe de bestuurder dit ervaart en hoe jullie als RvT tot deze aanpak zijn gekomen. Het lijkt mij dat dit nogal wat vraagt van de bestuurder en de manier van werken van beide partijen.
    Ik zou daar graag, juist ook vanuit de optiek van de bestuurder, meer over willen weten.

  2. Jan Wietsma zegt:

    Dag Jan Glastra van Loon,

    Bedankt voor je reactie. De bestuurder(s) bij BopInc zijn niet anders gewend omdat we deze toezichtsaanpak al vanaf het begin hanteren. Ik zie vooral dat de bestuurder het heel plezierig vindt om op deze manier met de RvT te werken. Het zorgt ook voor goede inhoudelijke dialogen en daarmee krijgt de rol van het RvT lid en het bestuur meer diepgang. Dat zorgt voor betrokkenheid van de RvT bij de organisatie en uit ervaring weet ik dat zowel het bestuur als de medewerkers van de organisatie – zelfs die in het buitenland – dit zeer op prijsstellen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *