Hoe stel je als toezichthouder de juiste vraag?

Vragen stellen en op de juiste manier doorvragen is een van de belangrijkste vaardigheden van een toezichthouder. Tegelijkertijd blijkt het een van de lastigste. Doorvragen en de juiste vragen stellen lijkt eenvoudig, maar blijkt in de praktijk van het toezicht houden minder simpel dan je zou denken. We gaan in op de oorzaak, zien waar toezichthouders tegenaan lopen en geven tips over wat je kunt doen om kritische en constructieve vragen te stellen.

Doorvragen is lastig
Dat doorvragen lastig is voor toezichthouders merk ik niet alleen in de praktijk, ook onderzoek van GrantThornton* bevestigt het. Toezichthouders gaven in 2016 aan dat ze kritisch doorvragen als zeer gewenste competentie beschouwen binnen het profiel van de toezichthouder. Het belang dat ze eraan hechten neemt de laatste jaren bovendien sterk toe. Ook vinden ze dat hun kwaliteiten op dit gebied tekortschieten. Ze geven aan, dat aan het verbeteren van kritisch doorvragen beslist gewerkt moet worden.

Doorvragen steeds belangrijker
Het belang van doorvragen en de juiste vragen stellen is in het nieuwe toezicht alleen maar groter geworden. Toezicht nieuwe stijl gaat gepaard met meer interactie tussen bestuurder en toezichthouder, in de vorm van samenwerking, reflectie en het fungeren als sparringpartner voor elkaar. Ook is de adviserende taak van de toezichthouder groter geworden (en de controlerende taak kleiner) en daarmee verandert ook de aard van de vragen. ‘Controlevragen’ maken plaats voor ‘waarderende’ vragen en dat maakt een andere insteek noodzakelijk.

Doorvragen is een kunst
Iedereen die wel eens heeft gehoord van de ‘vijf keer waarom methode’ om de oorzaak van een probleem te achterhalen, weet dat je deze niet in iedere context toe kunt passen. Productieprocessen zijn iets anders dan boardroom dynamics. Herhalen van de waaromvraag komt al snel drammerig over. Bovendien zit er vaak een verwijt in besloten en dat is nooit een prettige basis voor een goed gesprek.

Zonder oordeel
Een essentieel kenmerk van een goede vraag is dat er geen oordeel in verpakt zit. Als een toezichthouder twijfels heeft bij de kans van slagen van een bepaald voorstel of aanpak, is het de kunst om met de juiste manier van vragen inzicht te krijgen in de achtergrond daarvan en zo tot een inhoudelijke discussie te komen.

Een verkeerde manier van vragen stellen kan dus een uiting zijn van de valkuil dat de toezichthouder op de stoel van de bestuurder gaat zitten en zegt wat in zijn ogen de beste oplossing is. Ook al gebeurt het vanuit de ervaring dat een bepaalde aanpak niet goed zal werken, de uitwerking is contraproductief.

Vragen stellen in de context
Een goede vraag is er niet zomaar ineens. Er gaat iets aan vooraf en het is evenmin een eindpunt. Je moet niet alleen je ideeën en doelen goed kunnen formuleren, maar ook onderscheid kunnen maken tussen gedachten en gevoelens.

Als je een ‘onderbuikgevoel’ hebt, waar gaat dat dan over? Heeft het echt te maken met argumenten of gaat het over jezelf? Kritisch naar jezelf kijken is dus ook een vereiste, net als luisteren zonder oordeel. Je laat ermee zien dat je je weet te verplaatsen in de ander.

Nieuwe verdiepingsmodule
In de serie verdiepingsmodules uit het programma Nieuwe Generatie Toezichthouders heeft De Erkende Toezichthouder een nieuwe module ontwikkeld die toezichthouders ondersteunt in het proces van kritisch en constructief doorvragen. We spelen daarmee in op de behoefte die er leeft. Net als onze overige opleidingen is de module een mix van theorie, praktijk(dilemma’s) oefenen en interactie.

Als deelnemer bepaal je eerst je eigen communicatiestijl. Dat inzicht is de basis om goed aan het werk te gaan. Tijdens de bijeenkomst oefen je uiteraard met vragen, ook in verschillende situaties. Aanleren van nieuwe vaardigheden is gebaat bij veel oefenen. Daarom bieden we jou de mogelijkheid je in te schrijven voor een extra dagdeel om te oefenen met eigen ingebrachte praktijksituaties.

Meer informatie over de verdiepingsmodule ‘De juiste vragen stellen; het lijkt zo simpel’ vind je bij onze diensten, evenals data en locaties. Je kunt je ook meteen inschrijven.

Heb je vragen 😉
stel ze gerust en neem contact op
met Caroline Wijntjes.

*GrantThornton – Beeld directie over commissarissen: prikkel voor zelfkritisch vermogen RvC. Commissarissen benchmarkonderzoek 2016-2017 – Deel II

Categorieën nieuwsbrief.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *