Hoe je als toezichthouder de goede vragen stelt

 door gastblogger Jellie Tiemersma
“Als er iets lastig is aan toezicht houden, dan is dat het stellen van de goede vragen wel.
Als bestuurder heb ik daar geen problemen mee. Elke beslissing kent zijn eigen vragen en de focus is gericht op het realiseren van je organisatiedoelen, en die van je zelf”.
Na ruim tien jaar besturen wilde ik echter mijn horizon verbreden en mijn talenten als toezichthouder aanbieden aan geïnteresseerde organisaties.

“Maar hoe vul je het toezicht op de juiste manier in”?
Ik kwam erachter dat dit toch vooral is door het stellen van de ‘goede’ vragen.

Dan ga je naar de vergadering van je Raad van Toezicht en stap je in een andere rol.
Stel dat de jaarrekening op de vergadertafel voorligt. En het resultaat valt ten opzichte van de laatste prognose nogal tegen.
Je vraagt waar de tekorten vandaan komen en al gauw ontspint zich een discussie of de organisatiekosten niet veel te hoog zijn.

Let's go higherIn mijn beginperiode als toezichthouder waren dat de vragen die ik veelvuldig stelde. Met een financiële achtergrond moest je toch laten zien dat je echt wel weet waar je over praat?
Maar na een paar jaar kwam ik er achter dat die vragen geen structurele verbeteringen tot gevolg hadden.

Doorvragen is echt een kunst, ook voor toezichthouders. Onderzoeken laten zien dat doorvragen al jaren hét heikele punt is voor veel toezichthouders.
Hoe stel je kritisch én constructief vragen en dring je door tot de kern? Hoe vraag je respectvol door als je merkt dat je geen heldere antwoorden krijgt? En vooral: hoe voorkom je dat in jouw vraagstelling een vooronderstelling of mening doorklinkt?

Wat voor mij heeft gewerkt zijn een aantal sessies ‘socratisch vragen’ stellen.
De oude Socrates (470-399 voor Christus) maakte velen het leven zuur door voortdurend lastige vragen te stellen. Hij beweerde dat het enige wat hij van zichzelf wist was, dat hij niets wist.
Vaak stonden politici, dichters en vaklieden van Athene door zijn vragen met de mond vol tanden. Dit tot vreugde van een groep jongeren die Socrates op zijn tochten door de stad vergezelde. Socrates werd uiteindelijk tot de gifbeker veroordeeld voor het bederven van de jeugd.

Socrates
In een socratisch gesprek oefen je jezelf in het helder formuleren van gedachten en gevoelens, het letterlijk en open luisteren, het opschorten van oordelen etc.

Kenmerkend aan een geslaagd socratisch gesprek is dat je in het gesprek zelf het antwoord leert te vinden op je vraag. Deze aanpak helpt je om zo onafhankelijk mogelijk tot conclusies te komen over wat er in een organisatie speelt.

En ging ik vragen stellen over het proces:
Waarom week de prognose zoveel af van het resultaat?
Waarom was de jaarrekening zo laat klaar?
Was de accountant wel scherp genoeg?
Had de bestuurder de planning en controlcyclus wel goed georganiseerd?
Was hij wel in control?

Van die procesvragen werden bestuurders niet blij.
Bovendien stelt het hoge eisen aan de kwaliteit van mijn vragen. Maar dan vraag je goed door en wordt eindelijk het goede gesprek gevoerd, die leiden tot structurele verbeteringen!

Toch is het niet gemakkelijk. Hoe vaak trap je niet in de val om een vraag al te stellen in de vorm van een mening? Dialoog bij voorbaat uitgesloten! Je eigen referentiekader kun je niet 1-2-3 uitschakelen.
Door vragen te stellen zonder direct te oordelen of een mening te hebben, ga je op een andere manier kijken. Oefening baart kunst, en dat blijf ik doen!

Jellie Tiemersma

Jellie Tiemersma


Gastblogger Jellie Tiemersma is algemeen directeur van Personal Too, en vervult onder andere interim opdrachten als bestuurder, spreker en dagvoorzitter.
Daarnaast is zij toezichthouder van Atria kennisinstituut voor emancipatie en vrouwen-geschiedenis; toezichthouder op voordracht van de cliëntenraad bij Bartiméus, waar zij ook voorzitter is van de commissie Identiteit, Kwaliteit en Ethiek; en vicevoorzitter van de RvT van Welzijn Centraal.

 

De Erkende Toezichthouder start een serie bijzondere optredens door en voor collega-toezichthouders, die zichzelf blijven uitdagen om het beter en anders te doen, en die het lef hebben om mee te helpen bouwen aan het Nieuwe Toezicht.
Jellie Tiemersma neemt het voortouw en gaat op  23 juni 2015 met toezichthouders in gesprek over Hoe je als RvT de verbinding aangaat met de cliëntenraad.

Categorieën nieuwsbrief.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *